Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung: Wie Arbeitszeit als Belastungsfaktor beurteilt wird – und welche Zeiterfassungsdaten dabei helfen

Wenn von psychischer Belastung die Rede ist, denken viele zuerst an Konflikte im Team, an Zeitdruck oder schwierige Kundschaft. Ein Faktor wird dabei oft unterschätzt, obwohl er sich so gut messen lässt wie kaum ein anderer: die Arbeitszeit. Lange Tage, Nachtdienste, Dienstpläne, die sich ständig ändern, ausgefallene Pausen und die Erwartung, abends erreichbar zu sein, gehören zu den gut belegten Belastungsquellen. Dieser Beitrag erklärt, was die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung rechtlich verlangt, wie der Merkmalsbereich Arbeitszeit konkret beurteilt wird und wie Betriebe die Daten ihrer Zeiterfassung dafür nutzen können – ohne daraus eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle zu machen. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Was das Arbeitsschutzgesetz verlangt

Nach § 5 Abs. 1 ArbSchG muss der Arbeitgeber durch eine Beurteilung der Gefährdungen, die mit der Arbeit für die Beschäftigten verbunden sind, ermitteln, welche Arbeitsschutzmaßnahmen erforderlich sind. § 5 Abs. 3 ArbSchG zählt auf, woraus sich Gefährdungen insbesondere ergeben können. Für das Thema Arbeitszeit sind zwei Nummern einschlägig: Nr. 4 nennt die Gestaltung von Arbeits- und Fertigungsverfahren, Arbeitsabläufen und Arbeitszeit sowie deren Zusammenwirken, Nr. 6 die psychischen Belastungen bei der Arbeit. Nr. 6 wurde durch das BUK-Neuorganisationsgesetz vom 19. Oktober 2013 mit Wirkung zum 25. Oktober 2013 eingefügt; gleichzeitig wurde in § 4 Nr. 1 ArbSchG klargestellt, dass die Arbeit so zu gestalten ist, dass Gefährdungen für die physische und die psychische Gesundheit möglichst vermieden werden.

Eine eigene, gesonderte „psychische Gefährdungsbeurteilung“ schreibt das Gesetz nicht vor. Die Empfehlungen der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie (GDA) betonen, dass psychische Belastung Teil der einen Gefährdungsbeurteilung ist und in bestehende Prozesse integriert werden kann. Wichtig ist der Blickwinkel: Psychische Belastung ist wertneutral gemeint, als Gesamtheit der äußeren Einflüsse, die psychisch auf Menschen einwirken. Beurteilt werden diese Arbeitsbedingungen – nicht, wie belastbar oder gesund einzelne Beschäftigte sind. Wer die Beurteilung auf individuelle Stresstests oder Diagnosen verengt, verfehlt den gesetzlichen Auftrag.

Für die Arbeitszeit enthält zusätzlich das Arbeitszeitgesetz eine eigene Vorgabe: Nach § 6 Abs. 1 ArbZG ist die Arbeitszeit der Nacht- und Schichtarbeitnehmer nach den gesicherten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen über die menschengerechte Gestaltung der Arbeit festzulegen. Die Gefährdungsbeurteilung ist der Ort, an dem dokumentiert wird, ob ein Schichtsystem diesen Maßstab erfüllt. Die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes selbst – acht beziehungsweise zehn Stunden, Pausen, elf Stunden Ruhezeit – erklärt der Ratgeber zum Arbeitszeitgesetz.

Der Merkmalsbereich Arbeitszeit nach GDA

Die GDA-Leitlinie „Beratung und Überwachung bei psychischer Belastung am Arbeitsplatz“ richtet sich an die Aufsichtsbehörden der Länder und die Unfallversicherungsträger. Sie beschreibt also, worauf die Aufsicht schaut, wenn sie eine Gefährdungsbeurteilung prüft. Ihre Checkliste „Merkmalsbereiche und Inhalte der Gefährdungsbeurteilung“ (Anhang 3, zuletzt im Juni 2024 aktualisiert) gliedert psychische Belastung in Arbeitsinhalt und -aufgabe, Arbeitsorganisation, Arbeitszeit, soziale Beziehungen, Arbeitsmittel und Arbeitsumgebung. Für die Arbeitszeit nennt sie vier Merkmale und jeweils Bedingungen, unter denen von einer Gefährdung auszugehen ist:

• Dauer: Arbeitszeiten über acht Stunden täglich, insbesondere in Verbindung mit weiteren Belastungen wie Lärm oder Gefahrstoffen, hohen Konzentrationsanforderungen, hoher Taktbindung, schwerer körperlicher Arbeit oder hoher Interaktionsdichte mit Kundschaft oder Patienten; außerdem Tage über zehn Stunden sowie Wochen über 40 Stunden bei fünf beziehungsweise über 48 Stunden bei sechs Arbeitstagen.
• Lage und Schichtarbeit: Arbeit an Sonn- und Feiertagen, Nachtarbeit sowie ungünstig gestaltete Schichtarbeit und Dienstpläne, zum Beispiel geteilte Dienste.
• Vorhersehbarkeit und Planbarkeit: kurzfristig erforderliche Überstunden etwa durch Vertretung oder Termindruck und zu geringer Einfluss der Beschäftigten auf Dauer, Lage oder Flexibilität ihrer Arbeitszeit, beispielhaft genannt ist Arbeit auf Abruf.
• Pausen und Erholungszeiten: ein unzureichendes Pausenregime (Lage, Verkürzung oder Ausfall der Pausen), Ruhezeiten unter elf Stunden und eine erweiterte berufsbezogene Erreichbarkeit, etwa durch Rufbereitschaft, mobile Arbeit oder Homeoffice.

Bemerkenswert ist, dass die Checkliste nicht erst bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz ansetzt. Ein Zehn-Stunden-Tag kann arbeitszeitrechtlich zulässig sein und trotzdem in der Gefährdungsbeurteilung als Belastung zu bewerten sein, wenn er mit Nachtarbeit, Kundenkontakt oder körperlich schwerer Arbeit zusammenfällt. Umgekehrt ist jeder dauerhafte Verstoß gegen Höchstarbeitszeit, Pausen oder Ruhezeit ein starkes Signal, dass die Arbeitszeitgestaltung auch psychisch belastet.

Zeiterfassungsdaten als objektive Indikatoren

Die klassischen Methoden der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung sind Beobachtungsinterviews, moderierte Analyseworkshops und standardisierte Mitarbeiterbefragungen. Sie erfassen, wie Beschäftigte ihre Arbeit erleben, haben aber Grenzen: Befragungen brauchen eine ausreichende Rücklaufquote, Workshops hängen von der Gesprächskultur ab, und beide bilden einen Zeitpunkt ab, keinen Verlauf.

Genau hier liefert die Arbeitszeiterfassung, was Befragungen nicht können: einen kontinuierlichen, objektiven Datenbestand. Die GDA-Leitlinie nennt neben Fehlzeitenstatistik, Mitarbeiterbefragungen und betriebsärztlichen Informationen ausdrücklich „Überstundenstatistiken“ als sekundäre Informationsquelle, die die Aufsicht bei der Prüfung einbeziehen kann. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 – 1 ABR 22/21 – sind Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ohnehin verpflichtet, Beginn und Ende der Arbeitszeit zu erfassen; Einzelheiten stehen im Ratgeber zur Pflicht zur Zeiterfassung. Die Daten liegen also in vielen Betrieben bereits vor. Sie müssen nur für die Gefährdungsbeurteilung ausgewertet werden.

Sinnvolle Kennzahlen sind dabei weniger Durchschnittswerte als Häufigkeiten und Ausreißer. Ein Team mit durchschnittlich 40 Wochenstunden kann trotzdem regelmäßig Zwölf-Stunden-Dienste vor dem Wochenende haben. Aussagekräftig ist daher, wie oft bestimmte Schwellen überschritten werden und in welchen Bereichen sich das häuft.

Die Tabelle ist eine Arbeitshilfe, keine abschließende Liste. Welche Schwellen im Betrieb kritisch sind, hängt von Tätigkeit und Branche ab. In der Pflege kann bereits die Zahl der Dienstwechsel pro Monat aussagekräftig sein, im Handel eher die Häufung von Spätdiensten an Samstagen. Wie Pausen und Ruhezeiten korrekt erfasst werden, beschreibt der Beitrag Pausen und Ruhezeiten, die Führung des Arbeitszeitkontos der Beitrag Überstunden richtig erfassen.

Grenzen der Zahlen: Daten ergänzen, nicht ersetzen

So nützlich Zeiterfassungsdaten sind, sie haben drei Grenzen. Erstens zeigen sie nur, was gebucht wird. Wer nach Dienstende noch E-Mails beantwortet oder Pausen durcharbeitet, aber die Standardpause eingetragen hat, taucht in den Zahlen nicht auf. Gerade unplausibel regelmäßige Buchungen – jeden Tag exakt 30 Minuten Pause, jeden Tag dieselbe Gehzeit – sind deshalb selbst ein Hinweis, der im Workshop angesprochen werden sollte.

Zweitens messen Arbeitszeitdaten keine Arbeitsintensität. Ein Achtstundentag mit ständigen Unterbrechungen und Personalmangel kann belastender sein als ein Zehnstundentag mit ruhigem Ablauf. Die GDA-Checkliste führt Arbeitsintensität, Störungen und Unterbrechungen deshalb im eigenen Bereich Arbeitsorganisation. Drittens sagen Daten nichts über Ursachen. Ob die Überstunden in einem Team auf Krankheitsausfälle, auf schlechte Planung oder auf eine dauerhaft zu knappe Besetzung zurückgehen, klärt erst das Gespräch mit Beschäftigten und Führungskräften.

Der sinnvolle Weg ist daher eine Kombination: Die Zeiterfassung zeigt, wo Auffälligkeiten liegen, Befragung oder Workshop klären, warum – und welche Maßnahme wirkt. Nach der Umsetzung liefert die Zeiterfassung wiederum die Kennzahlen für die Wirksamkeitskontrolle.

Datenschutz und Mitbestimmung bei der Auswertung

Für die Gefährdungsbeurteilung werden Arbeitsplätze und Tätigkeiten beurteilt; nach § 5 Abs. 2 ArbSchG genügt bei gleichartigen Arbeitsbedingungen die Beurteilung eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit. Personenbezogene Ranglisten sind dafür nicht erforderlich. Zeiterfassungsdaten sollten deshalb aggregiert nach Bereichen, Teams oder Tätigkeitsgruppen ausgewertet werden, mit einer Mindestgruppengröße, die Rückschlüsse auf Einzelne ausschließt. Das entspricht dem Grundsatz der Datenminimierung und vermeidet, dass die Gefährdungsbeurteilung als verdeckte Leistungskontrolle wahrgenommen wird.

Gibt es einen Betriebsrat, sind zwei Mitbestimmungsrechte zu beachten. Bei der Gefährdungsbeurteilung selbst hat das Bundesarbeitsgericht mit Beschluss vom 8. Juni 2004 – 1 ABR 13/03 – entschieden, dass § 5 ArbSchG eine Rahmenvorschrift im Sinne des § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG ist, bei deren Ausfüllung der Betriebsrat mitbestimmt. Mitbestimmt sind damit insbesondere Vorgehen, Methoden, Beurteilungskriterien und die Bildung der zu beurteilenden Tätigkeitsgruppen. Am selben Tag stellte das Gericht im Verfahren 1 ABR 4/03 klar, dass eine Einigungsstelle diese Fragen selbst regeln muss und sie nicht der einseitigen Festlegung durch den Arbeitgeber überlassen darf. Nach dem Beschluss vom 19. November 2019 – 1 ABR 22/18 – kann einer Einigungsstelle allerdings nicht gleichzeitig die Ausgestaltung der Gefährdungsbeurteilung und die Regelung der daraus folgenden Schutzmaßnahmen übertragen werden.

Werden Daten aus einem elektronischen Zeiterfassungssystem für neue Auswertungen herangezogen, kann zusätzlich § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG berührt sein, weil technische Einrichtungen betroffen sind, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind. In der Praxis empfiehlt es sich, Zweck, Aggregationsstufe und Zugriffsrechte für Auswertungen in der Betriebsvereinbarung zur Zeiterfassung oder zur Gefährdungsbeurteilung festzuhalten. Wie solche Vereinbarungen aufgebaut sind, erklärt der Beitrag Betriebsrat und Zeiterfassung.

Die Gefährdungsbeurteilung in sieben Schritten

Die GDA-Empfehlungen zur Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung beschreiben nach einer Vorbereitungsphase sieben Prozessschritte. Auf den Merkmalsbereich Arbeitszeit übertragen sieht das so aus:

1. Tätigkeiten und Bereiche festlegen: Gruppen mit vergleichbaren Arbeitszeitmustern bilden, etwa Tagdienst, Wechselschicht, Dauernacht, Teilzeit mit Abrufanteil, Beschäftigte mit Rufbereitschaft.
2. Psychische Belastung ermitteln: Zeiterfassungs- und Dienstplandaten der letzten sechs bis zwölf Monate auswerten und durch Befragung, Beobachtung oder Workshop ergänzen.
3. Belastung beurteilen: Ergebnisse an den GDA-Bedingungen messen und entscheiden, wo Handlungsbedarf besteht und mit welcher Priorität.
4. Maßnahmen entwickeln und umsetzen: Vorrang haben Maßnahmen an der Arbeitszeitgestaltung selbst – Schichtfolgen, Besetzung, Planungsfristen – vor individuellen Angeboten wie Stressmanagement-Kursen (§ 4 Nr. 5 ArbSchG: individuelle Schutzmaßnahmen sind nachrangig).
5. Wirksamkeit kontrollieren: Dieselben Kennzahlen nach einigen Monaten erneut auswerten. Sind die unterschrittenen Ruhezeiten tatsächlich zurückgegangen, die Überstundensalden gesunken?
6. Aktualisieren und fortschreiben: Bei neuen Schichtmodellen, geänderten Öffnungszeiten, Personalabbau oder Umstellung auf mobile Arbeit erneut beurteilen.
7. Dokumentieren: Ergebnis, Maßnahmen und Ergebnis der Überprüfung schriftlich oder elektronisch festhalten.

Dokumentation nach § 6 ArbSchG

§ 6 Abs. 1 ArbSchG verlangt Unterlagen, aus denen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung ersichtlich sind. Der Umfang richtet sich nach Art der Tätigkeiten und Zahl der Beschäftigten; bei gleichartiger Gefährdungssituation genügen zusammengefasste Angaben. Eine Ausnahme für Kleinbetriebe kennt die Vorschrift nicht.

Für den Bereich Arbeitszeit bietet es sich an, die verwendeten Kennzahlen, den Auswertungszeitraum, die Schwellenwerte und die Datenquelle mit zu dokumentieren. So lässt sich bei der Wirksamkeitskontrolle dieselbe Auswertung wiederholen, und die Aufsicht kann nachvollziehen, worauf die Bewertung beruht. Die GDA-Leitlinie stuft eine Gefährdungsbeurteilung unter anderem dann als nicht angemessen ein, wenn wesentliche Gefährdungen nicht ermittelt wurden, Wirksamkeitskontrollen fehlen, die Beurteilung nicht aktuell ist oder die Unterlagen nicht aussagefähig oder plausibel sind. Eine Beurteilung, die Nachtdienste und Dauerüberstunden ignoriert, obwohl die Zeiterfassung sie ausweist, dürfte diesen Test kaum bestehen.

Aufsicht, Anordnung und Bußgeld

Dass die Gefährdungsbeurteilung fehlt oder psychische Belastung nicht berücksichtigt, ist für sich genommen keine Ordnungswidrigkeit. Die Aufsichtsbehörde – je nach Land Gewerbeaufsicht oder Amt für Arbeitsschutz – kann aber nach § 22 Abs. 1 ArbSchG Auskünfte und Unterlagen verlangen und nach § 22 Abs. 3 ArbSchG im Einzelfall anordnen, welche Maßnahmen der Arbeitgeber zur Erfüllung seiner Pflichten zu treffen hat; dafür ist in der Regel eine angemessene Frist zu setzen. Die GDA-Leitlinie beschreibt ein gestuftes Vorgehen: Beratung, Abschlussgespräch, Besichtigungsschreiben oder Vereinbarung über weitere Schritte und erst dann weitergehendes Verwaltungshandeln.

Wer einer vollziehbaren Anordnung nach § 22 Abs. 3 ArbSchG zuwiderhandelt, handelt nach § 25 Abs. 1 Nr. 2 Buchst. a ArbSchG ordnungswidrig; die Geldbuße kann bis zu 30.000 Euro betragen (§ 25 Abs. 2 ArbSchG). Wird eine solche Zuwiderhandlung beharrlich wiederholt oder durch eine vorsätzliche Zuwiderhandlung Leben oder Gesundheit eines Beschäftigten gefährdet, ist das nach § 26 ArbSchG eine Straftat mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe. Unabhängig davon bleiben Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz eigenständig bußgeldbewehrt; sie fallen bei einer Prüfung der Arbeitszeitdaten oft zuerst auf. Einen Überblick gibt der Beitrag Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz.

Praxis-Checkliste: Arbeitszeit in der Gefährdungsbeurteilung

1. Datenbasis prüfen: Werden Beginn, Ende und Pausen vollständig erfasst, und lassen sich Dienstplanänderungen mit Zeitstempel nachvollziehen?
2. Gruppen bilden: Tätigkeitsgruppen nach Arbeitszeitmuster festlegen und eine Mindestgruppengröße für Auswertungen vereinbaren.
3. Kennzahlen definieren: Tage über 10 Stunden, Wochen über 48 Stunden, unterschrittene Ruhezeiten, fehlende Pausen, Nachtdienste pro Person, kurzfristige Planänderungen, Überstundensalden.
4. Betriebsrat beteiligen: Vorgehen, Methoden und Auswertungen vorab vereinbaren (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 und 7 BetrVG).
5. Zahlen und Erleben zusammenführen: Auffällige Bereiche in Workshops oder per Befragung vertiefen und Ursachen klären.
6. Maßnahmen an der Arbeitszeitgestaltung ansetzen: Schichtfolgen, Besetzung, Planungsfristen und Pausenorganisation vor individuellen Angeboten.
7. Wirksamkeit messen und dokumentieren: Dieselben Kennzahlen nach drei bis sechs Monaten erneut auswerten und das Ergebnis nach § 6 ArbSchG festhalten.

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