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Arbeitszeiterfassung: Pflicht 2026 – Gesetz, BAG-Urteil & Reform

Aktualisiert am 4. August 2026Von Dr. Katharina Müller

Das Wichtigste in Kürze

  • Die Zeiterfassungspflicht ist die Verpflichtung des Arbeitgebers, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit seiner Beschäftigten zu erfassen – in Deutschland gilt sie seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21).
  • Rechtsgrundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz in der Auslegung des BAG, ausgelöst durch das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18, „CCOO").
  • Die Form ist derzeit frei: Papier, Excel und elektronische Systeme sind gleichermaßen zulässig; Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
  • Der Referentenentwurf des BMAS vom 18. Juni 2026 sieht die elektronische Pflicht mit Übergangsfristen von einem, zwei und fünf Jahren vor – er ist aber noch kein geltendes Gesetz.
  • Für Minijobber und die elf Branchen des § 2a Schwarzarbeitsgesetzes gilt schon heute die 7-Tage-Frist des § 17 MiLoG; Verstöße kosten bis zu 30.000 € (§ 22 ArbZG).

Wichtig einzuordnen: Aussagen wie „ab 2026 ist elektronische Zeiterfassung Pflicht" sind verfrüht. Richtig ist: Die Erfassungspflicht besteht schon heute (Form frei); die elektronische Form ist geplant, aber noch nicht beschlossen.

Woraus ergibt sich die Pflicht?

Die Pflicht ergibt sich aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz in der Auslegung des Bundesarbeitsgerichts – ein eigenes Zeiterfassungsgesetz gibt es bislang nicht. Sie beruht auf einer Kette von Entscheidungen:

  1. EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18, „CCOO"): Der Europäische Gerichtshof verpflichtete die Mitgliedstaaten, Arbeitgeber zur Einführung eines „objektiven, verlässlichen und zugänglichen" Systems zur Messung der täglichen Arbeitszeit anzuhalten.
  2. BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21): Das Bundesarbeitsgericht entschied, dass Arbeitgeber schon nach geltendem § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen – unabhängig von einem neuen Gesetz.

Seither gilt: Die Pflicht besteht, die konkrete Ausgestaltung („Wie") ist bislang gesetzlich nicht im Detail geregelt.

Welche offiziellen Quellen gelten?

Maßgeblich sind die amtlichen Gesetzestexte, die Entscheidungen von BAG und EuGH im Original sowie die offiziellen Hinweise des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales. Jede Angabe auf dieser Seite lässt sich dort nachlesen:

Der Referentenentwurf des BMAS vom 18. Juni 2026 ist bislang keine offizielle Rechtsgrundlage, sondern ein Entwurf im Anhörungsverfahren – er wird auf dieser Seite entsprechend gekennzeichnet.

Was gilt heute – und was ist erlaubt?

Heute gilt: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind zu erfassen, die Form ist frei und die Aufzeichnung darf an die Beschäftigten delegiert werden. Im Einzelnen:

Was sieht der Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 vor?

Der Entwurf sieht die taggleiche, grundsätzlich elektronische Erfassung mit gestaffelten Übergangsfristen und einer Dauerausnahme für Betriebe bis zehn Arbeitnehmer vor. Vorgelegt hat ihn das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) als Reform des Arbeitszeitgesetzes. Die wichtigsten geplanten Punkte:

Geplante Übergangsfristen für die elektronische Erfassung (Referentenentwurf, Stand 18. Juli 2026)
BetriebsgrößeFrist für die elektronische Erfassung
Alle ArbeitgeberIm 1. Jahr nach Inkrafttreten noch nichtelektronisch möglich
Unter 250 Beschäftigte2 Jahre
Unter 50 Beschäftigte5 Jahre
Bis 10 ArbeitnehmerDauerhaft von der elektronischen Form befreit
1 JahrÜbergangsfrist für alle Arbeitgeber nach Inkrafttreten
2 Jahrefür Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten
5 Jahrefür Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten
dauerhaftbefreit: Betriebe mit bis zu 10 Arbeitnehmern (Papierform bleibt zulässig)

Quelle: Referentenentwurf des BMAS vom 18.06.2026, Einordnungen von Gleiss Lutz und Osborne Clarke. Stand: Entwurf, nicht verabschiedet.

Kernpunkte des Entwurfs: taggleiche, grundsätzlich elektronische Erfassung; Aufbewahrung mindestens zwei Jahre; Einsichts- und Kopierrecht der Beschäftigten; Verstöße erstmals ausdrücklich bußgeldbewehrt. Der Entwurf befindet sich in der Verbändeanhörung, ist stark umstritten und noch nicht verabschiedet – es gibt weder Kabinettsbeschluss noch Verkündung.

Zwei Details sind für die Praxis wichtig. Erstens: Tarifgebundene Arbeitgeber können per Tarifvertrag oder darauf gestützter Betriebsvereinbarung dauerhaft bei nichtelektronischen Formen bleiben und die taggleiche Erfassung auf bis zu sieben Kalendertage verschieben. Zweitens: Eine bestimmte Technik schreibt der Entwurf nicht vor – Zeiterfassungsterminals, Apps und sogar Tabellenkalkulationen wie Excel gelten als elektronische Erfassung, solange die Daten elektronisch vorliegen.

Welche Bußgelder drohen bei Verstößen?

Nach § 22 Arbeitszeitgesetz drohen für fehlende oder falsche Aufzeichnungen Bußgelder bis 30.000 €. In den Branchen mit MiLoG-Aufzeichnungspflicht kostet ein Dokumentationsverstoß ebenfalls bis zu 30.000 € – wird der Mindestlohn nicht gezahlt, sogar bis zu 500.000 € (§ 21 MiLoG). Der Referentenentwurf 2026 macht Verstöße gegen die neue Erfassungspflicht erstmals unmittelbar bußgeldbewehrt.

30.000 €maximales Bußgeld für Aufzeichnungsverstöße nach § 22 ArbZG
500.000 €maximales Bußgeld nach § 21 MiLoG bei Nichtzahlung des Mindestlohns

Quellen: § 22 ArbZG und §§ 17, 21 MiLoG (gesetze-im-internet.de), Stand Juli 2026.

Die aktuelle Durchsetzungslage im Detail: Ein Verstoß gegen die allgemeine BAG-Erfassungspflicht ist heute noch nicht unmittelbar bußgeldbewehrt. Die Arbeitsschutzbehörde kann aber eine vollziehbare Anordnung erlassen (§ 22 Abs. 3 ArbSchG) – wer ihr nicht folgt, riskiert eine Geldbuße bis 30.000 €. Erste Verwaltungsgerichte, unter anderem in Hamburg, haben solche Anordnungen bereits bestätigt (lto.de). Dazu kommen indirekte Risiken: Beweisnachteile im Überstundenprozess, Nachforderungen der Sozialversicherung und ab 2.500 € MiLoG-Bußgeld der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen (haufe.de).

Wer muss schon heute besonders streng erfassen?

Arbeitgeber von Minijobbern und Betriebe der elf Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsgesetz – etwa Bau, Gastgewerbe, Gebäudereinigung, Logistik und seit Januar 2026 auch Friseur- und Kosmetikbetriebe – müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit schon heute spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung dokumentieren und zwei Jahre aufbewahren (§ 17 MiLoG).

Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG auf einen Blick (Stand 18. Juli 2026)
PflichtRegelung
Wer ist erfasst?Arbeitgeber von Minijobbern (außer Privathaushalte) und Betriebe der 11 Branchen nach § 2a SchwarzArbG
Was ist zu erfassen?Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit
FristSpätestens bis zum Ablauf des 7. Kalendertags nach der Arbeitsleistung
AufbewahrungMindestens 2 Jahre
AusnahmenVerstetigtes Monatsentgelt über 4.461 € brutto (bzw. 2.974 € bei 12 Monaten Nachweis); mitarbeitende enge Familienangehörige
BußgeldBis 30.000 € für Aufzeichnungsverstöße; bis 500.000 € bei Nichtzahlung des Mindestlohns (§ 21 MiLoG)

Kontext für 2026: Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 € pro Stunde, die Minijob-Verdienstgrenze bei 603 € im Monat (bundesregierung.de). Gerade in Gastronomie und Handel mit vielen Aushilfen ist die 7-Tage-Frist mit Papierlisten kaum revisionssicher einzuhalten – eine App erledigt die Dokumentation beim Stempeln automatisch (Details beim Zoll).

Was ist bei Betriebsrat und Datenschutz zu beachten?

In Betrieben mit Betriebsrat darf eine elektronische Zeiterfassung nur mit dessen Zustimmung eingeführt werden (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Datenschutzrechtlich braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter, transparente Mitarbeiterinformation, Zweckbindung und ein Löschkonzept – dauerhaftes GPS-Tracking und erzwungene biometrische Erfassung sind unzulässig.

Eine Betriebsvereinbarung regelt typischerweise sechs Punkte: die Systemauswahl (App, Terminal oder Browser), Art und Umfang der erfassten Daten, Zugriffsrechte und Auswertungen, Speicher- und Löschfristen, den Korrektur- und Genehmigungsprozess sowie Regeln zur Standorterfassung (Muster und Praxistipps: zeiterfassungsgesetz.de). Datenschutzrechtlich sind Arbeitszeitdaten personenbezogene Daten: Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist § 26 BDSG in Verbindung mit der gesetzlichen Erfassungspflicht; Beschäftigte müssen nach Art. 13 DSGVO informiert werden und behalten ihr Auskunftsrecht (dr-datenschutz.de). Für biometrische Verfahren wie Fingerabdruck-Terminals gilt Art. 9 DSGVO: Beschäftigte müssen sie nicht dulden, Alternativen wie PIN oder RFID-Chip sind bereitzustellen.

Wer ist von der Erfassungspflicht ausgenommen?

Die Ausnahmen sind eng. Leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG fallen nach herrschender Auslegung nicht unter die Erfassungspflicht – der Referentenentwurf nimmt sie ausdrücklich aus. Selbstständige und Geschäftsführer sind als Nicht-Arbeitnehmer ohnehin nicht erfasst. Hausangestellte in Privathaushalten sollen nach dem Entwurf dauerhaft von der elektronischen Form befreit bleiben. Für alle übrigen Beschäftigten gilt die Pflicht unabhängig von Teilzeit, Befristung oder Homeoffice – auch Vertrauensarbeitszeit befreit nicht von der Dokumentation, sondern nur von der Kontrolle der Lage der Arbeitszeit durch den Arbeitgeber (BMAS-FAQ, Stand Juli 2026).

Was sollten Arbeitgeber jetzt tun?

Arbeitgeber sollten zuerst prüfen, ob die heutige Erfassung vollständig ist, und ein System wählen, das auch die geplante elektronische Form abdeckt – in fünf Schritten:

  1. Bestandsaufnahme: Prüfen, ob bereits eine vollständige, nachvollziehbare Erfassung von Beginn, Ende und Dauer existiert.
  2. System auswählen: Eine Lösung wählen, die die Erfassungspflicht heute erfüllt und auf die elektronische Form vorbereitet ist – idealerweise mit App, Terminal und Auswertungen. Eine Marktübersicht passender Zeiterfassungs-Software nach Einsatzschwerpunkt erleichtert die Vorauswahl.
  3. Betriebsrat einbinden: Die Einführung unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Ohne Zustimmung keine Einführung.
  4. Datenschutz klären: Kein dauerhaftes GPS-Tracking, transparente Verarbeitung, Einsichtsrecht der Beschäftigten sicherstellen.
  5. Pilotbetrieb: Zunächst in einem Team testen, Feedback einholen, dann ausrollen.

Empfehlung: rechtssicher und zukunftsfest erfassen

Eine App, die Beginn, Ende und Dauer sauber dokumentiert, Pausen- und Ruhezeiten nach Arbeitszeitgesetz prüft und Auswertungen exportiert, erfüllt die heutige Pflicht und ist auf die geplante elektronische Form vorbereitet. Aplano etwa erfasst per App, Browser und Tablet-Terminal, warnt bei Verstößen gegen Ruhezeiten und startet bei 0,50 € pro Mitarbeiter und Monat. Einen Überblick über Alternativen gibt unser Vergleich.

Häufige Fragen

Ist die Arbeitszeiterfassung 2026 Pflicht?
Ja. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt in Deutschland bereits seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022. Alle Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen. Die Form ist noch frei; ein Referentenentwurf vom Juni 2026 sieht künftig die elektronische Erfassung vor.
Muss die Zeiterfassung elektronisch erfolgen?
Aktuell nicht. Nach geltendem Recht sind Papier, Excel oder elektronische Systeme gleichermaßen zulässig. Der Referentenentwurf des BMAS vom 18. Juni 2026 sieht eine elektronische Pflicht mit Übergangsfristen von einem, zwei bzw. fünf Jahren vor, ist aber noch nicht verabschiedet. Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen dauerhaft ausgenommen bleiben.
Welche Bußgelder drohen bei fehlender Zeiterfassung?
Nach § 22 Arbeitszeitgesetz können Verstöße mit bis zu 30.000 € geahndet werden. In Branchen mit Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz drohen ebenfalls empfindliche Bußgelder. Der Referentenentwurf 2026 macht Verstöße gegen die Erfassungspflicht erstmals ausdrücklich bußgeldbewehrt.
Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für Kleinbetriebe?
Ja, die Erfassungspflicht selbst gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Der Referentenentwurf sieht lediglich vor, dass Betriebe mit bis zu zehn Arbeitnehmern dauerhaft von der elektronischen Form ausgenommen sind – erfassen müssen aber auch sie.
Wer muss die Arbeitszeit erfassen – Arbeitgeber oder Arbeitnehmer?
Verantwortlich ist der Arbeitgeber. Er darf die Aufzeichnung an die Beschäftigten oder Dritte delegieren (etwa durch Selbst-Stempeln per App), bleibt aber für die ordnungsgemäße Erfassung verantwortlich. Leitende Angestellte sind nach herrschender Auslegung ausgenommen.
Ist Vertrauensarbeitszeit weiterhin erlaubt?
Ja. Vertrauensarbeitszeit bleibt zulässig, aber nicht ohne Erfassung. Der Arbeitgeber muss durch geeignete Maßnahmen – etwa automatische Warnmeldungen des Systems oder Stichproben – sicherstellen, dass Verstöße gegen Höchstarbeits- und Ruhezeiten erkennbar werden. Mehr dazu auf unserer Seite zur Vertrauensarbeitszeit.
Gilt die Zeiterfassungspflicht auch im Homeoffice?
Ja. Die Erfassungspflicht gilt unabhängig vom Arbeitsort – im Betrieb, unterwegs und im Homeoffice. In der Praxis erfassen Beschäftigte ihre Zeiten dort selbst per Browser oder App; der Arbeitgeber bleibt für die Vollständigkeit verantwortlich. Das Bundesarbeitsministerium bestätigt die Delegation der Erfassung an die Beschäftigten ausdrücklich.
Welche Branchen müssen Arbeitszeiten besonders streng dokumentieren?
Die elf Branchen des § 2a Schwarzarbeitsgesetzes – darunter Baugewerbe, Gastronomie und Hotellerie, Gebäudereinigung, Speditions- und Logistikgewerbe samt Lieferdiensten, Fleischwirtschaft, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie seit Januar 2026 das Friseur- und Kosmetikgewerbe. Dort und bei Minijobbern verlangt § 17 MiLoG die Aufzeichnung binnen sieben Tagen mit zwei Jahren Aufbewahrung.
Reicht eine Excel-Tabelle, um die Pflicht zu erfüllen?
Nach heutiger Rechtslage ja: Die Form ist frei, solange Beginn, Ende und Dauer vollständig dokumentiert sind. Auch der Referentenentwurf 2026 zählt Tabellenkalkulationen zur elektronischen Form. Excel bietet aber keine Manipulationssicherheit, kein mobiles Stempeln und keine automatischen Warnungen – die Grenzen zeigt unser Excel-Ratgeber.
Braucht die Einführung einer Zeiterfassung die Zustimmung des Betriebsrats?
Ja, in Betrieben mit Betriebsrat unterliegt die Einführung und Ausgestaltung elektronischer Zeiterfassung der zwingenden Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Üblich ist eine Betriebsvereinbarung, die Systemwahl, Datenumfang, Zugriffsrechte, Löschfristen und Korrekturprozesse regelt. Ohne Betriebsrat kann der Arbeitgeber per Direktionsrecht einführen.

Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.

Quellen & weiterführende Links