Arbeitszeiterfassung-Apps im Vergleich 2026: Excel, Google Sheets und 10 Tools in der Übersicht

Funktions- und Preisvergleich

Preise pro Mitarbeiter/Monat (netto), sofern nicht anders angegeben. Excel/Google Sheets als Tabellenlösung außer Konkurrenz, TimeTac zusätzlich mit Grundgebühr, Timebutler als Flatrate. Angaben laut Anbieter, Stand Juli 2026.

Einstiegspreise im direkten Vergleich

Die Balken zeigen nur den Startpreis – entscheidend sind die Gesamtkosten. Auf Jahresbasis zahlt ein Betrieb mit zehn Beschäftigten für Aplano Pro 540 €, für Planday Starter 358,80 €, für Clockodo 480 €, für TimeTac 858 € (inklusive Grundgebühr), für timr 960 € und für Timebutler 719,40 € (Staffel 6–35 Nutzer). Bei 25 Beschäftigten wächst der Abstand: Aplano Pro 1.350 € pro Jahr gegenüber 1.794 € bei TimeTac und 2.400 € bei timr. Wichtig bei der Interpretation: Der Funktionsumfang der Einstiegstarife unterscheidet sich erheblich – bei Aplano ist die Zeiterfassung ab dem Pro-Tarif enthalten, bei Clockodo bereits im Basistarif, Planday Starter ist auf Dienstplanung fokussiert.

Bewertung nach Betriebsgröße

• 1–10 Mitarbeiter: Bei stabilen, einfachen Abläufen reicht oft eine Tabelle in Excel oder Google Sheets; unter den Apps Aplano (günstig, kündbar), alternativ Gratis-Pläne von Connecteam oder Toggl für einfache Fälle.
• 11–50 Mitarbeiter: Aplano oder Planday für Schichtbetrieb, Clockodo für Projektabrechnung, TimeTac bei Terminal-Bedarf.
• 50–250 Mitarbeiter: Aplano Pro/Enterprise, Papershift oder Factorial, wenn HR-Prozesse mitlaufen sollen.
• Über 250: Aplano Enterprise mit Account Manager und individueller API-Integration.

Die 11 Lösungen im Kurzprofil

1. Microsoft Excel / Google Sheets

Der pragmatische Klassiker — außer Konkurrenz auf Platz 1. Mit einer Tabelle starten die meisten Betriebe: Google Sheets ist kostenlos, Excel im ohnehin vorhandenen Microsoft-365-Abo enthalten, die Bedienung kennt jeder, und fertige Vorlagen gibt es unzählige – etwa in unserem Excel-Ratgeber. In Google Sheets bearbeiten mehrere Personen die Tabelle gleichzeitig im Browser. Für sehr kleine Teams (ca. 5–10 Personen) mit stabilen, einfachen Abläufen reicht das oft völlig – ohne Einarbeitung und ohne Anbieterbindung. Dafür bleibt alles Handarbeit: keine automatische Pausen- oder Höchstarbeitszeit-Prüfung nach Arbeitszeitgesetz, keine Konfliktwarnungen, keine Mitarbeiter-App mit Stempeln oder Push-Benachrichtigungen; zerschossene Formeln und Versionswirrwarr sind typische Fehlerquellen. Preis: 0 € (Google Sheets) bzw. in Microsoft 365 enthalten. Bewertung: — (keine Zeiterfassungs-Software im engeren Sinn). Einschränkung: Ab ca. 10–15 Mitarbeitenden oder bei wechselnden Schichten wird die Pflege teurer als ein günstiges Tool – dann ist eine dedizierte Lösung wie Aplano der logische nächste Schritt.

2. Aplano

Beste Software-Lösung — Testsieger unter den Apps für Teams mit Schichtbetrieb. Aplano ist der logische nächste Schritt, wenn die Tabelle an ihre Grenzen kommt, und kombiniert Arbeitszeiterfassung und Dienstplanung in einer Oberfläche und deckt alle praxisrelevanten Erfassungswege ab: Weberfassung, Stempeln per App und eine Stempeluhr-Station am Tablet mit RFID oder Fingerabdruck. Überstunden und Arbeitszeitkonten laufen automatisch mit, und das System warnt bei Verstößen gegen die Pausen- und Ruhezeiten des Arbeitszeitgesetzes. Der Einstiegspreis ist der niedrigste unter den Software-Lösungen im Vergleich – preislich also nah an der kostenlosen Tabelle –, die Verträge sind monatlich kündbar. Preis: ab 0,50 €/MA (Zeiterfassung ab 4,50 €). Bewertung: Capterra 4,8/5 (113) · OMR 4,7/5 (206) · trusted.de 1,2. Einschränkung: Zeiterfassung, Auto-Planung und API sind erst im Pro-Tarif (4,50 €/MA) enthalten.

3. Clockodo

Beste reine Zeiterfassung mit Projektabrechnung. Der deutsche Klassiker aus Unna ist auf Arbeits- und Projektzeiterfassung spezialisiert und die meistbewertete Lösung im Feld. Der Report-Builder und die Anbindung an Rechnungstools wie lexoffice und sevDesk werden durchgängig gelobt. Für Betriebe ohne Schichtplanung, die Zeiten sauber dokumentieren und Projekte abrechnen wollen, ist Clockodo die naheliegende Wahl. Preis: ab 4 €/MA (Basic), Projektzeit ab 8 €. Bewertung: OMR 4,7/5 (960) · Capterra 4,6/5 (28). Einschränkung: Keine Schicht- oder Dienstplanung; kein vollwertiges HR-Modul.

4. Connecteam

Beste Gratis-Option für kleine, mobile Teams. Die israelisch-amerikanische All-in-One-App bündelt Zeiterfassung, Aufgaben und Mitarbeiter­kommunikation. Der Gratis-Plan für bis zu zehn Nutzer ist ungewöhnlich großzügig, die mobile Erfassung mit GPS ausgereift. Im deutschen Markt ist die Verbreitung aber noch gering. Preis: Gratis bis 10 Nutzer, danach ab 29 USD/Monat (bis 30 Nutzer). Bewertung: Capterra 4,6/5 (weltweit) · auf OMR bislang ohne Profil. Einschränkung: Abrechnung in US-Dollar, überwiegend englischer Support, keine deutschsprachige Review-Basis.

5. TimeTac

Modularer Baukasten mit Hardware-Terminals. Die österreichische Plattform lässt sich modular aus Arbeitszeit-, Projektzeit- und Urlaubsmodulen zusammenstellen und bietet als eine der wenigen Lösungen mietbare Stempel-Terminals. Das macht sie auch für Produktion und stationäre Teams interessant. Preis: 19,50 €/Monat Grundgebühr + ab 5,20 €/MA (Arbeitszeit). Bewertung: OMR 4,6/5 (155) · Capterra 4,7/5 (27). Einschränkung: Fixe Grundgebühr plus Modulpreise verteuern kleine Teams; die Administration gilt als überladen.

6. Factorial

Zeiterfassung als Teil einer HR-Suite. Die spanische HR-Suite bildet Zeiterfassung, Abwesenheiten, Personalakte und Recruiting in einem System ab. Sinnvoll, wenn nicht nur die Zeiterfassung, sondern die gesamte Personalverwaltung digitalisiert werden soll. Preis: ab ~8 €/MA (faktisch ~99 €/Monat Minimum). Bewertung: OMR & Capterra solide (Werte je Portal unterschiedlich). Einschränkung: Faktisches Mindestvolumen von rund 1.200 €/Jahr; für reine Zeiterfassung überdimensioniert.

7. timr

Stärkste Lösung für Außendienst und Baustelle. Das mobile-first-Tool aus Österreich vereint Arbeitszeit-, Projektzeit- und ein digitales Fahrtenbuch in einer App mit Offline-Modus. Für Servicetechniker, Monteure und Baustellen, wo unterwegs gestempelt und gefahren wird, ist das eine seltene Kombination. Preis: ab 8 €/MA (7,20 € jährlich) zzgl. Accountgebühr. Bewertung: OMR 4,7/5 (186) · Capterra 4,2/5 (6). Einschränkung: Zusätzliche Accountgebühr wird nicht transparent ausgewiesen; Oberfläche wirkt teils veraltet.

8. Planday

Dienstplanung und Zeiterfassung aus einer Hand. Die dänische Software (Teil der Xero-Gruppe) verbindet Schichtplanung mit einfacher Zeiterfassung und Lohnberichten. Für Schichtbetriebe, die beides in einem Werkzeug wollen, ist Planday etabliert und ausgereift. Preis: Starter 2,99 €/MA · Plus 4,99 € + 25 €/Monat. Bewertung: Capterra-Teilnote Support 4,5 · solide Portalwerte. Einschränkung: Im Plus-Tarif kommt zur Pro-Kopf-Gebühr eine feste Monatsgebühr hinzu; Einstieg dadurch teurer.

9. Timebutler

Günstige Flatrate für Zeit und Urlaub. Die deutsche Web-Anwendung bündelt Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Personalakte zum Festpreis nach Nutzerstaffel. Für kleine Teams mit einfachen Anforderungen ist das Preis-Leistungs-Verhältnis stark. Preis: Flatrate 29,95 €/Monat (bis 5), 59,95 € (6–35). Bewertung: OMR 4,5/5 (61). Einschränkung: Keine dedizierte Mobile-App; Oberfläche nüchtern, kein Projektcontrolling.

10. Papershift

Etablierte Workforce-Suite mit breitem Funktionsumfang. Die Karlsruher Software deckt Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheiten breit ab und ist seit 2015 am Markt. Funktional umfangreich, jedoch verteuert das obligatorische Support-Paket den Einstieg, und die verpflichtende Grundgebühr macht kleine Teams pro Kopf teuer. Preis: ab ~6 €/MA + Support-Paket ab 39 €/Monat. Bewertung: Capterra & OMR solide · App-Score 4,0. Einschränkung: Support-Paket ist Pflicht; Bestandskunden berichten von Preis- und Vertragsärger, App schwächer als Web.

11. Toggl Track

Bester Timer für Freelancer und Projektteams. Der estnische Projekt-Timer ist für sekundenschnelles Tracking und Reporting gemacht und hat die größte Review-Basis im Feld. Für die gesetzeskonforme Anwesenheitserfassung nach deutschem Recht ist Toggl allerdings nicht ausgelegt. Preis: Free bis 5 Nutzer · Starter ab 9 USD/MA. Bewertung: Capterra 4,7/5 (2.587) · OMR 4,5/5 (37). Einschränkung: Nur englische Oberfläche, keine Urlaubs-/Pausenlogik nach Arbeitszeitgesetz.

Welche App für welche Branche?

Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Arbeitsumfeld deutlich: Im Gastgewerbe zählt die Kombination aus Schichtplan und Stempeluhr samt MiLoG-Dokumentation, auf der Baustelle die Offline-Fähigkeit, im Büro die Projektabrechnung. Die Zuordnung im Überblick:

In fünf Schritten zur richtigen App

1. Anforderungen definieren: Welche Erfassungswege braucht der Betrieb (App, Browser, Terminal, Geofencing)? Gilt die MiLoG-Aufzeichnungspflicht nach § 2a SchwarzArbG? Sollen Schichtplanung oder Projektabrechnung mitlaufen? Welcher Software-Typ zu welchem Schwerpunkt passt, sortiert die Marktübersicht Zeiterfassung Software.
2. Kosten auf Jahresbasis rechnen: Grundgebühren, Support-Pakete und Mindestlaufzeiten einpreisen – nicht nur den Pro-Kopf-Preis vergleichen. Beispielrechnungen stehen oben im Text.
3. Betriebsrat früh einbinden: Die Einführung unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG; gemeinsame Tool-Auswahl beschleunigt die spätere Betriebsvereinbarung.
4. Testphase mit Pilotteam nutzen: Alle Kandidaten bieten 14 bis 30 Tage Test. Zwei Wochen mit einem echten Team stempeln deckt Praxisprobleme auf, die keine Feature-Liste zeigt.
5. Rollout mit klaren Regeln: Korrekturprozess für vergessene Stempelungen, Zuständigkeiten für Auswertungen und Aufbewahrung (mindestens zwei Jahre) schriftlich festlegen.

Vertiefende Ratgeber: Rechtslage und Pflicht 2026 · Arbeitszeiterfassung mit Excel · Stempeluhr-App im Detail.