Zeiterfassung Software: Die besten Lösungen 2026 im Vergleich

Software zur Zeiterfassung dokumentiert Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit, führt Überstunden- und Arbeitszeitkonten und bereitet die Daten für die Lohnabrechnung auf. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 ist die Erfassung für alle Arbeitgeber Pflicht; ein Referentenentwurf vom Juni 2026 soll die elektronische Form mittelfristig zum Standard machen. Diese Seite ordnet sieben marktgängige Lösungen nach Einsatzschwerpunkt ein – von der Tabelle über spezialisierte Tools bis zur HR-Suite. Detaillierte Preis- und Funktionsdaten zu allen Apps stehen im großen Vergleich.

Auswahlkriterien: Woran sich Zeiterfassung Software messen lässt

• Erfassungswege: Browser, Smartphone-App, Tablet-Terminal oder Geofencing – die Software muss zu den Arbeitsplätzen passen, auch für Beschäftigte ohne Diensthandy.
• Konformität mit dem Arbeitszeitgesetz: Saubere Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer, Warnungen bei Pausen- und Ruhezeitkonflikten, revisionssichere Aufbewahrung über mindestens zwei Jahre (Grundlagen: Arbeitszeitgesetz).
• Arbeitszeitkonten und Überstunden: Plus- und Minusstunden, Zuschläge und Gleitzeitsalden sollten automatisch aus den erfassten Zeiten entstehen.
• Auswertungen und Export: Berichte und Exportformate müssen ohne Umwege in die Lohnabrechnung übernehmbar sein.
• Datenschutz und Mitbestimmung: Punktuelle Standortprüfung statt Dauer-Tracking, transparente Verarbeitung – und mit Betriebsrat die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG von Anfang an.
• Preismodell: Pro-Kopf-Preise ohne Grundgebühr und monatliche Kündbarkeit sind für kleine Teams am fairsten; Paket- und Suitenpreise rechnen sich erst bei breiterer Nutzung.

Die 7 besten Lösungen zur Zeiterfassung im Ranking

Bewertet nach Erfassungswegen, Rechtskonformität, Automatisierung und Preismodell (Stand 4. August 2026). Platz 1 belegt außer Konkurrenz die Tabelle, mit der die meisten Betriebe starten – die eigentliche Software-Wertung beginnt ab Platz 2.

1. Microsoft Excel / Google Sheets Außer Konkurrenz

   Geeignet für: Kleinstteams mit einfachen, stabilen Abläufen

   Die Tabelle ist der Ausgangspunkt der meisten Betriebe: Google Sheets kostet nichts, Excel steckt im ohnehin vorhandenen Microsoft-365-Abo, und eine Vorlage ist in Minuten eingerichtet – eine kostenlose Variante samt rechtlicher Einordnung bietet unser Excel-Ratgeber. Für sehr kleine Teams mit gleichbleibenden Zeiten genügt das. Alles bleibt jedoch Handarbeit: Die Tabelle stempelt nicht, prüft weder Pausen noch Höchstarbeitszeiten nach dem Arbeitszeitgesetz und bietet keine Mitarbeiter-App.

2. Aplano Beste Software-Lösung 2026

   Geeignet für: Kleinbetriebe bis Enterprise mit Schicht- oder Teamarbeit

   Aplano verbindet Zeiterfassung und Dienstplanung in einer Oberfläche und deckt alle gängigen Erfassungswege ab: Weberfassung im Browser, Stempeln per iOS-/Android-App und eine Stempeluhr-Station am Tablet mit RFID oder Fingerabdruck; optionales Geofencing prüft beim Stempeln punktuell den Standort. Überstunden und Arbeitszeitkonten laufen automatisch mit, bei Konflikten mit den Pausen- und Ruhezeiten des Arbeitszeitgesetzes warnt das System. Der Einstieg beginnt bei 0,50 € pro Mitarbeiter und Monat, die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif für 4,50 € enthalten; alle Tarife sind monatlich kündbar (Stand Juli 2026).

   Bewertungen: Capterra 4,8/5 (113) · OMR Reviews 4,7/5 (206), Stand Juli 2026 · ausführlich im Testbericht

3. Factorial

   Geeignet für: Wachsende Unternehmen, die ihr komplettes HR digitalisieren

   Factorial ist keine reine Zeiterfassung, sondern eine HR-Suite: Das Zeiterfassungsmodul steht neben digitaler Personalakte, Abwesenheitsverwaltung und Recruiting. Das lohnt sich für Unternehmen, die die gesamte Personalverwaltung in ein System heben wollen. Wer nur Arbeitszeiten dokumentieren möchte, bezahlt hier für Funktionsumfang, der ungenutzt bleibt – das Preismodell zielt auf Kunden, die mehrere Module buchen.

4. Kenjo

   Geeignet für: Betriebe mit gewerblichen Teams und breitem HR-Bedarf

   Auch Kenjo ist als HR-Suite angelegt: Zeiterfassung und Schichtplanung sind Module neben Personalakte, Abwesenheiten und Bewerberverwaltung. Die Software richtet sich dabei ausdrücklich auch an Betriebe mit gewerblichem Personal ohne Schreibtischarbeitsplatz. Wie bei Factorial gilt: als Gesamtpaket sinnvoll, für die reine Zeiterfassung in der Regel überdimensioniert.

5. Clockodo

   Geeignet für: Agenturen, Dienstleister und Büroteams mit Projektabrechnung

   Clockodo aus Unna konzentriert sich auf Arbeits- und Projektzeiterfassung und gehört zu den meistbewerteten deutschen Lösungen dieser Kategorie. Gelobt werden die Berichte und die Anbindung an Rechnungstools wie lexoffice und sevDesk; der Einstieg liegt bei 4 € pro Mitarbeiter und Monat. Eine Schicht- oder Dienstplanung bietet Clockodo nicht.

6. timr

   Geeignet für: Außendienst, Montage und Baustelle

   timr aus Österreich ist konsequent mobil gedacht: Die App erfasst Arbeits- und Projektzeiten auch offline, unterstützt GPS-Stempelungen und enthält ein digitales Fahrtenbuch – eine im Feld seltene Kombination für Servicetechniker, Monteure und Baustellenteams. Zum Pro-Kopf-Preis von 8 € pro Monat kommt eine zusätzliche Accountgebühr.

7. Papershift

   Geeignet für: Mittelgroße Betriebe mit umfangreichen Planungsanforderungen

   Papershift aus Karlsruhe deckt Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheiten seit 2015 breit ab. Der Funktionsumfang ist groß, allerdings verteuert das obligatorische Support-Paket den Einstieg spürbar – gerade kleine Teams zahlen pro Kopf deutlich mehr, als der Listenpreis nahelegt.

Vergleichstabelle: Zeiterfassung Software auf einen Blick

Einordnung der Redaktion nach Anbieterangaben und Nutzerbewertungen (Stand 4. August 2026). Preise, Erfassungswege und Funktionsdetails aller Apps: großer Vergleich · Testbericht zur besten Software-Lösung: Aplano im Test.