Testsieger 2026: Aplano im Test – Arbeitszeiterfassung per App, Terminal & Geofencing

Was ist Aplano?

Aplano ist eine Cloud-Software aus Deutschland für Dienstplanung, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Mitarbeiter­kommunikation. Sie richtet sich an Teams jeder Größe – vom Kleinbetrieb bis zum Konzern – und wird branchenübergreifend eingesetzt, unter anderem in Einzelhandel, Gastronomie, Pflege, Arztpraxen und Logistik. Nach Angaben des Anbieters nutzen über 2.000 Unternehmen die Software; als Referenzkunden nennt Aplano unter anderem EDEKA, TUI und das DRK.

Für die Arbeitszeiterfassung ist besonders relevant, dass Aplano Zeiterfassung und Einsatzplanung in einem System hält: Geplante Schichten und tatsächlich gestempelte Zeiten stehen nebeneinander, Abweichungen werden sichtbar. Das reduziert doppelte Datenpflege und macht Überstunden unmittelbar transparent.

Erfassungswege im Detail

Aplano deckt alle in der Praxis relevanten Wege ab, Arbeitszeit zu erfassen:

• Weberfassung: Start und Stopp direkt im Browser am Arbeitsplatz-Rechner.
• Mobile App (iOS & Android): Stempeln per Smartphone, inklusive Pausen und Notizen. Die App hat über 50.000 Installationen im Play Store.
• Stempeluhr-Station: Ein Tablet am Eingang dient als Terminal – Beschäftigte stempeln per RFID-Chip, Fingerabdruck oder PIN. Ideal für Betriebe, in denen nicht jede Person ein Firmenhandy hat.
• Geofencing: Optional prüft die App beim Stempeln standortgenau, ob sich die Person am Arbeitsort befindet. Erfasst wird nur der Moment des Stempelns – kein dauerhaftes Tracking, was datenschutzrechtlich entscheidend ist.

Überstunden, Arbeitszeitkonten und Compliance

Aplano berechnet Überstunden und Arbeitszeitkonten automatisch aus den erfassten Zeiten. Zuschläge – etwa für Nacht-, Sonn- oder Feiertagsarbeit – lassen sich hinterlegen. Ein für die Rechtskonformität zentrales Merkmal: Das System weist auf Konflikte mit den Pausen- und Ruhezeitvorgaben des Arbeitszeitgesetzes hin, etwa wenn die gesetzliche Ruhezeit von elf Stunden zwischen zwei Schichten unterschritten würde. Damit unterstützt Aplano die Anforderungen, die sich aus dem BAG-Beschluss zur Zeiterfassungspflicht ergeben.

„Ich bin ein großer Fan von Aplano. Bei diesem Tool treffen durchdachte Funktionen und Features auf ein ausgezeichnetes Preis-Leistungs-Verhältnis."

trusted.de, Testbericht 2025 (Note 1,2)

Preise

14 Tage kostenlos mit allen Pro-Funktionen, ohne Kreditkarte. Zahlung per SEPA, Kreditkarte oder Rechnung. Monatlich kündbar (ein Monat Frist).

Bewertungen: Was Nutzer sagen

Aplano gehört zu den am besten bewerteten Lösungen im Segment:

• Capterra: 4,8 / 5 bei 113 Bewertungen, 80 % Weiterempfehlung (Teilnoten: Bedienkomfort 4,7, Funktionen 4,7, Support 4,5, Preis-Leistung 4,5).
• OMR Reviews: 4,7 / 5 bei 206 Bewertungen, ausgezeichnet als „Leader" der Kategorie Dienstplanung (Q3/2026) und als „Top 100 Tool in DACH 2026".
• GetApp: 4,8 / 5 und Software Advice: 4,8 / 5 bei jeweils 113 Bewertungen (beide Portale gehören zum Gartner-Netzwerk).
• trusted.de: Note 1,2 („sehr gut"), hervorgehoben als beste Lösung mit integriertem Team-Chat.

Quellen: Capterra, OMR Reviews, Google Play Store – jeweils Stand Juli 2026.

Gelobt werden vor allem die einfache Bedienung, die Echtzeit-Aktualisierung und das Preis-Leistungs-Verhältnis. Konkrete Nutzerstimmen von Capterra: „Einfache Handhabung. Schichtplanung sehr effizient gestaltet." (Adrian, Erholungseinrichtungen) und „Sehr benutzerfreundliche Bedienung. Gute Übersichtlichkeit." (Constantin).

Stärken und Schwächen

Für wen eignet sich Aplano?

Aplano ist die richtige Wahl für Betriebe mit Schicht- oder Teamarbeit, die Zeiterfassung und Dienstplanung günstig und ohne langfristige Vertragsbindung verbinden wollen – vom Café mit fünf Aushilfen bis zur Filialkette. Weniger geeignet ist es für reine Projektzeit-Abrechnung – dafür ist Clockodo spezialisierter.

Typische Einsatzbranchen

• Gastronomie & Hotellerie: Betriebe des Gastgewerbes unterliegen der strengen Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG (Erfassung binnen sieben Tagen, zwei Jahre Aufbewahrung). Die Kombination aus Schichtplan und Stempeluhr deckt genau das ab.
• Einzelhandel & Filialbetriebe: Unbegrenzte Standorte im Pro-Tarif, Stundenkonten je Filiale, Zuschläge für Sonn- und Feiertagsarbeit.
• Pflege & soziale Einrichtungen: Ruhezeit-Warnungen helfen bei Wechselschichten; Capterra-Rezensionen heben die Eignung für Pflegedienste und soziale Einrichtungen hervor.
• Praxen & Dienstleister: Nutzerstimmen wie „Einfache Benutzung mit nicht zu vielen Funktionen" (Anja, Tierarztpraxis, Capterra 05/2025) zeigen die Stärke bei kleinen Teams ohne HR-Abteilung.

Was kostet Aplano im Monat? Drei Rechenbeispiele

Zum Vergleich: Für dasselbe Zehn-Personen-Team verlangt TimeTac durch die Grundgebühr 71,50 € im Monat, timr 80 €. Da Aplano weder Grundgebühr noch Mindestlaufzeit kennt, bleibt die Rechnung linear – auch Saisonbetriebe zahlen nur für tatsächlich angelegte Mitarbeiter. Alle Preise im Detail zeigt der Vergleich.

Aplano einführen: In fünf Schritten startklar

1. Testphase starten: 14 Tage kostenlos mit vollem Pro-Umfang, ohne Kreditkarte. Mitarbeiter und Arbeitszeiten anlegen dauert laut Anbieter nur wenige Minuten.
2. Erfassungswege festlegen: Wer stempelt per App, wer am Browser, wo steht das Tablet-Terminal? Für Beschäftigte ohne Diensthandy das Terminal mit RFID-Chip oder PIN einplanen.
3. Regeln hinterlegen: Sollstunden, Pausenregeln, Zuschläge und Feiertagskalender einmalig konfigurieren – danach rechnet das System Überstunden automatisch.
4. Betriebsrat und Datenschutz klären: Zustimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG einholen, Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen, Beschäftigte über Zweck und Umfang der Erfassung informieren.
5. Pilot und Rollout: Mit einem Team zwei Wochen testen, Korrekturprozess für vergessene Stempelungen definieren, dann alle Standorte freischalten.

Datenschutz und Betriebsrat bei der Einführung

Aplano verarbeitet Arbeitszeitdaten DSGVO-konform mit 256-Bit-Verschlüsselung; die Software wird in Deutschland entwickelt. Für den rechtssicheren Betrieb bleiben drei Punkte Aufgabe des Arbeitgebers: ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter, die transparente Information der Beschäftigten nach Art. 13 DSGVO und – falls vorhanden – die Zustimmung des Betriebsrats, denn elektronische Zeiterfassung unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Das optionale Geofencing prüft den Standort nur im Moment des Stempelns; ein dauerhaftes Tracking findet nicht statt, was der datenschutzrechtlichen Anforderung punktueller, zweckgebundener Erfassung entspricht (Einordnung: dr-datenschutz.de). Praxishinweise zur Mitbestimmung liefert unsere Seite zur Zeiterfassungspflicht.