Glossar: Arbeitszeiterfassung von A–Z

Aktualisiert am 18. Juli 2026Redaktion

Dieses Glossar erklärt die wichtigsten Begriffe rund um die Arbeitszeiterfassung – von Arbeitszeitgesetz über Geofencing bis Vertrauensarbeitszeit. Kurz, sachlich und auf dem Stand Juli 2026.

Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

Bundesgesetz, das Höchstarbeitszeiten, Pausen, Ruhezeiten und Sonntagsarbeit regelt. Kernwerte: max. 8 (in Ausnahmen 10) Stunden werktäglich, mindestens 30 Minuten Pause ab 6 Stunden Arbeit, 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen.

Arbeitszeitkonto

Konto, auf dem Plus- und Minusstunden gegenüber der vereinbarten Soll-Arbeitszeit verbucht werden. Ermöglicht flexible Arbeitszeiten und den späteren Ausgleich von Mehr- oder Minderarbeit.

Aufbewahrungsfrist

Zeitraum, über den Arbeitszeitaufzeichnungen bereitzuhalten sind: mindestens 2 Jahre nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG. Lohn- und steuerrelevante Unterlagen unterliegen der 6-jährigen Frist nach § 147 AO.

Ausgleichszeitraum

Zeitraum, in dem verlängerte Arbeitstage (bis 10 Stunden) auf durchschnittlich 8 Stunden werktäglich ausgeglichen werden müssen: aktuell 6 Kalendermonate bzw. 24 Wochen; der Referentenentwurf 2026 plant eine Verkürzung auf 4 Monate.

BAG-Beschluss 2022

Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21), wonach alle Arbeitgeber schon nach geltendem Recht verpflichtet sind, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit zu erfassen.

Betriebsrat (Mitbestimmung)

Bei der Einführung technischer Systeme zur Zeiterfassung hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein zwingendes Mitbestimmungsrecht. Ohne seine Zustimmung darf ein solches System nicht eingeführt werden.

Betriebsvereinbarung

Schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat, die bei elektronischer Zeiterfassung üblich ist. Regelt typischerweise Systemwahl, Datenumfang, Zugriffsrechte, Löschfristen, Korrekturprozesse und Standorterfassung.

BYOD (Bring Your Own Device)

Nutzung privater Geräte für dienstliche Zwecke, etwa Zeiterfassung per privatem Smartphone. Ein Zwang dazu ist arbeitsrechtlich nicht durchsetzbar; der Arbeitgeber muss eine Alternative bereitstellen.

Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS)

Einheit des Zolls, die die Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz prüft – vor allem in den 11 Branchen des § 2a SchwarzArbG. Bei Verstößen drohen Bußgelder bis 30.000 €, bei Mindestlohn-Unterschreitung bis 500.000 €.

Delegation der Zeiterfassung

Übertragung der Aufzeichnung an die Beschäftigten selbst oder an Dritte, etwa durch Selbst-Stempeln per App. Zulässig nach BMAS-Auslegung und Referentenentwurf 2026 – die Verantwortung für die vollständige Erfassung bleibt beim Arbeitgeber.

Elektronische Arbeitszeiterfassung

Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit in digitaler Form – per App, Browser, Terminal oder Tabellenkalkulation. Nach dem Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 soll sie mit Übergangsfristen zur Regelform werden.

EuGH-Urteil 2019 (CCOO)

Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18), das die Mitgliedstaaten verpflichtet, ein objektives und verlässliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit vorzuschreiben. Grundlage der deutschen Erfassungspflicht.

Geofencing

Technik, die beim Stempeln prüft, ob sich eine Person innerhalb eines definierten geografischen Bereichs (des Arbeitsorts) befindet. Zulässig nur als punktuelle Prüfung im Moment des Stempelns, nicht als dauerhaftes Tracking.

Gleitzeit

Arbeitszeitmodell mit flexiblem Beginn und Ende innerhalb eines Rahmens, oft kombiniert mit einer Kernarbeitszeit. Über- und Unterstunden werden meist auf einem Arbeitszeitkonto geführt.

Höchstarbeitszeit

Gesetzliche Obergrenze der Arbeitszeit: werktäglich 8 Stunden, verlängerbar auf 10 Stunden bei Ausgleich auf durchschnittlich 8 Stunden innerhalb von 6 Kalendermonaten (§ 3 ArbZG). Ergibt rechnerisch bis zu 48 Wochenstunden.

Homeoffice (Zeiterfassung im)

Auch im Homeoffice gilt die Erfassungspflicht unverändert. Üblich ist die Selbst-Erfassung per Browser oder App; das System sollte Ruhezeit-Verstöße erkennen, etwa bei später E-Mail-Arbeit und frühem Beginn am Folgetag.

Kernarbeitszeit

Zeitraum, in dem bei Gleitzeit Anwesenheitspflicht besteht. Außerhalb der Kernzeit können Beschäftigte Beginn und Ende frei wählen.

Manipulationssicherheit

Eigenschaft eines Erfassungssystems, nachträgliche unbemerkte Änderungen zu verhindern oder zu protokollieren. Digitale Systeme bieten hier klare Vorteile gegenüber Papier oder Excel.

MiLoG (Mindestlohngesetz)

Regelt unter anderem in bestimmten Branchen (§ 2a SchwarzArbG) eine strenge Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit binnen sieben Tagen mit zweijähriger Aufbewahrung.

Minijob (geringfügige Beschäftigung)

Beschäftigung bis zur Verdienstgrenze von 603 € im Monat (Stand 2026). Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit von Minijobbern nach § 17 MiLoG binnen 7 Tagen aufzeichnen und 2 Jahre aufbewahren – außer in Privathaushalten.

Nachtarbeit

Arbeit in der Nachtzeit von 23 bis 6 Uhr (§ 2 Abs. 3 ArbZG). Nachtarbeitnehmern stehen nach § 6 ArbZG ein angemessener Zuschlag oder freie Tage sowie arbeitsmedizinische Untersuchungen zu.

Pausenregelung

Gesetzliche Vorgabe nach § 4 ArbZG: mindestens 30 Minuten Pause bei mehr als 6 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden Arbeit, aufteilbar in Blöcke von je 15 Minuten.

Referentenentwurf (RefE)

Erster Gesetzentwurf eines Ministeriums, hier des BMAS vom 18. Juni 2026 zur elektronischen Zeiterfassung. Ein Referentenentwurf ist noch kein geltendes Recht, sondern Grundlage der weiteren Beratung.

RFID

Funktechnik zur berührungslosen Identifikation. An Stempeluhr-Terminals melden sich Beschäftigte per RFID-Chip oder -Karte an und ab.

Ruhezeit

Ununterbrochene arbeitsfreie Zeit von mindestens 11 Stunden zwischen dem Ende eines Arbeitstags und dem Beginn des nächsten (§ 5 ArbZG). In einzelnen Branchen um bis zu 1 Stunde verkürzbar.

Stempeluhr

Gerät oder App zum Erfassen von Kommen und Gehen. Die klassische mechanische Stechuhr wird zunehmend durch App- und Tablet-Terminal-Lösungen ersetzt.

Stundenzettel

Aufstellung der geleisteten Arbeitsstunden je Tag. Als digitaler Stundenzettel per App entstehen Summen und Auswertungen automatisch.

Taggleiche Erfassung

Grundsatz des Referentenentwurfs vom 18. Juni 2026: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sollen noch am Tag der Arbeitsleistung elektronisch erfasst werden. Per Tarifvertrag soll eine Frist von bis zu 7 Kalendertagen möglich bleiben.

Überstunden

Über die vereinbarte Arbeitszeit hinaus geleistete Arbeit. Muss nach der Erfassungspflicht dokumentiert werden und fließt in das Arbeitszeitkonto ein.

Vertrauensarbeitszeit

Modell, bei dem der Arbeitgeber auf die Kontrolle der Lage der Arbeitszeit verzichtet. Trotzdem müssen Beginn, Ende und Dauer erfasst werden – meist per Selbst-Erfassung.

Zeiterfassungspflicht

Aus EuGH- und BAG-Rechtsprechung folgende Pflicht aller Arbeitgeber, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Die Form ist derzeit frei; die elektronische Form ist per Referentenentwurf geplant.

Zuschläge

Aufschläge auf den Stundenlohn für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit. Für Nachtarbeit gesetzlich vorgesehen (§ 6 Abs. 5 ArbZG), sonst tarif- oder arbeitsvertraglich geregelt. Zeiterfassungs-Apps berechnen hinterlegte Zuschläge automatisch aus den gestempelten Zeiten.

Häufige Fragen

Was zählt rechtlich zur Arbeitszeit?

Arbeitszeit ist nach § 2 Arbeitszeitgesetz die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen. Dazu gehören auch Dienstfahrten während des Arbeitstags und Bereitschaftsdienst; der Weg von der Wohnung zur Arbeitsstätte zählt dagegen nicht. Zu erfassen sind Beginn, Ende und Dauer je Arbeitstag.

Was ist der Unterschied zwischen dem EuGH-Urteil 2019 und dem BAG-Beschluss 2022?

Der Europäische Gerichtshof verpflichtete 2019 (Rechtssache C-55/18) die Mitgliedstaaten, ein objektives System zur Messung der täglichen Arbeitszeit vorzuschreiben. Das Bundesarbeitsgericht leitete daraus im Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) ab, dass deutsche Arbeitgeber bereits nach geltendem Arbeitsschutzrecht erfassen müssen. Das EuGH-Urteil richtet sich also an den Gesetzgeber, der BAG-Beschluss bindet die Arbeitgeber unmittelbar.

Ist der Referentenentwurf zur elektronischen Zeiterfassung schon geltendes Recht?

Nein. Der Referentenentwurf des BMAS vom 18. Juni 2026 ist ein Ministeriumsentwurf und noch kein Gesetz – er muss erst Kabinett, Bundestag und gegebenenfalls Bundesrat passieren. Bis dahin gilt: Erfasst werden muss die Arbeitszeit schon heute aufgrund des BAG-Beschlusses von 2022, die Form ist aber noch frei.

Was ist der Unterschied zwischen Gleitzeit und Vertrauensarbeitszeit?

Gleitzeit gibt einen Rahmen mit Kernarbeitszeit vor, innerhalb dessen Beschäftigte Beginn und Ende frei wählen; der Arbeitgeber steuert über das Arbeitszeitkonto. Bei Vertrauensarbeitszeit verzichtet er ganz auf Vorgaben zur Lage der Arbeitszeit und bewertet nur das Ergebnis. Die Pflicht, Beginn, Ende und Dauer zu erfassen, gilt in beiden Modellen.

Was bedeutet Geofencing bei der Zeiterfassung?

Geofencing legt einen virtuellen Radius um den Arbeitsort und prüft beim Ein- oder Ausstempeln, ob sich die Person darin befindet. Zulässig ist nur diese punktuelle Prüfung im Moment der Stempelung; eine durchgehende Ortung während der Arbeitszeit wäre datenschutzrechtlich unzulässig.

Was ist der Unterschied zwischen Überstunden und Mehrarbeit?

Überstunden überschreiten die einzelvertraglich oder tariflich vereinbarte Arbeitszeit – etwa eine 40-Stunden-Woche. Mehrarbeit bezeichnet im engeren Sinn die Überschreitung der gesetzlichen Höchstarbeitszeit des Arbeitszeitgesetzes. Beide sind zu erfassen; ob und wie Überstunden vergütet oder in Freizeit ausgeglichen werden, regeln Arbeits- oder Tarifvertrag.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Arbeitszeitnachweise?

Grundsätzlich zwei Jahre nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz und § 17 Mindestlohngesetz. Fließen die Aufzeichnungen in die Lohnabrechnung ein, gilt für lohnrelevante Unterlagen zusätzlich die sechsjährige Frist des § 147 Abgabenordnung. Digitale Systeme archivieren die Nachweise automatisch über die gesamte Frist.

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