Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz: Welche Bußgelder und Strafen drohen – und wer dafür haftet

Das Arbeitszeitgesetz gilt seit 1994 und ist in den meisten Betrieben bekannt – seine Sanktionen sind es nicht. Viele Verantwortliche kennen die Zahl „30.000 Euro“, wissen aber nicht, dass sie je Verstoß gilt, dass sie neben dem Unternehmen auch die Geschäftsführung persönlich treffen kann und dass hinter dem Bußgeld eine Strafvorschrift steht. Dieser Beitrag erklärt die §§ 22 und 23 ArbZG, zeigt, wie die Aufsichtsbehörden Bußgelder tatsächlich bemessen, wer haftet und wie lange ein Verstoß verfolgt werden kann – und warum die Pflicht zur Zeiterfassung und der Bußgeldkatalog zwei Seiten derselben Medaille sind.

Welche Verstöße das Arbeitszeitgesetz sanktioniert

§ 22 Abs. 1 ArbZG zählt abschließend zehn Handlungen auf, die ordnungswidrig sind, wenn der Arbeitgeber sie vorsätzlich oder fahrlässig begeht. Sie decken praktisch jede materielle Pflicht des Gesetzes ab:

Zwei Punkte werden regelmäßig übersehen. Erstens gilt der Katalog für die Beschäftigung – gemeint ist die tatsächliche Arbeit, nicht die Anordnung. Ein Arbeitgeber, der Überstunden nicht verlangt, aber duldet, beschäftigt über die Grenze hinaus. Zweitens zählt jede Person und jeder Tag als eigener Verstoß: Wer zehn Beschäftigte an zwanzig Tagen jeweils elf Stunden arbeiten lässt, hat nicht einen, sondern zweihundert Verstöße gegen § 3 ArbZG begangen – und dazu zweihundert gegen die Aufzeichnungspflicht des § 16 Abs. 2, wenn die Stunden über acht nicht dokumentiert sind. Welche Grenzen das Gesetz im Einzelnen setzt, erklärt der Ratgeber zum Arbeitszeitgesetz; die Sonderregeln für Pausen und Ruhezeiten behandelt der Beitrag Pausen und Ruhezeiten.

Wie hoch das Bußgeld im Einzelfall ausfällt

Die 30.000 Euro sind ein Höchstbetrag. Die tatsächliche Höhe legt die Aufsichtsbehörde nach § 17 Abs. 3 OWiG anhand der Bedeutung des Verstoßes, des Vorwurfs und der wirtschaftlichen Verhältnisse fest. Damit das bundesweit einheitlich geschieht, orientieren sich die Länderbehörden an einem gemeinsamen Bußgeldkatalog, den der Länderausschuss für Arbeitsschutz und Sicherheitstechnik (LASI) herausgibt. Er nennt Regelsätze je Verstoß und betroffener Person, die bei Vorsatz, Wiederholung oder besonderer Gefährdung erhöht werden:

Die Beispiele zeigen den Mechanismus: Nicht der einzelne Verstoß ist teuer, sondern die Multiplikation. Ein Betrieb mit zwölf Beschäftigten, in dem über ein halbes Jahr regelmäßig die Pause ausfällt und die Mehrarbeit nicht dokumentiert wird, erreicht mit 400 Euro je Pause und 1.600 Euro je fehlendem Nachweis rechnerisch Beträge, die den Höchstrahmen einzelner Verstöße weit übersteigen – die Behörde bündelt sie dann zu einem Bescheid, der nach § 20 OWiG mehrere Geldbußen nebeneinander festsetzt. Fachkanzleien berichten aus der Praxis, dass sich selbst in kleineren Betrieben so fünf- bis sechsstellige Bußgelder ergeben, sobald die Aufzeichnungen der letzten zwei Jahre vollständig ausgewertet werden.

Entlastend wirkt, was die Behörde als Bemühen um Rechtstreue erkennt: ein funktionierendes Erfassungssystem, dokumentierte Anweisungen, nachweisbare Reaktionen auf Überschreitungen. Belastend wirkt das Gegenteil – Aufzeichnungen, die erst nachträglich erstellt wurden, Excel-Listen mit identischen Werten an jedem Tag oder Stundenkonten, die Überschreitungen zeigen, auf die niemand reagiert hat. Wie eine Aufzeichnung aussehen muss, die vor der Behörde besteht, beschreibt der Beitrag Überstunden erfassen.

Wann aus der Ordnungswidrigkeit eine Straftat wird

§ 23 ArbZG hebt bestimmte Verstöße auf die Ebene des Strafrechts. Voraussetzung ist eine der Handlungen nach § 22 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 und 5 bis 7 – also Verstöße gegen Höchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeit, Sonn- und Feiertagsruhe oder behördliche Anordnungen. Aufzeichnungs-, Aushang- und Auskunftsverstöße (Nr. 4, 8, 9, 10) sind nie strafbar. Hinzukommen muss eine von zwei Qualifikationen:

In der Praxis erreicht die Strafbarkeit selten die Anklage, aber sie verändert das Verfahren: Sobald die Aufsichtsbehörde Anhaltspunkte für Vorsatz und Gefährdung sieht, gibt sie den Fall nach § 41 OWiG an die Staatsanwaltschaft ab. Typische Konstellationen sind Zwölfstundenschichten ohne tarifliche Grundlage über Monate, Fahrer, die nach bekannten Übermüdungsvorfällen weiter ohne Ruhezeit eingesetzt werden, oder Betriebe, die nach einem Bußgeldbescheid unverändert weitermachen. Die Verjährung beträgt hier nach § 78 Abs. 3 Nr. 5 StGB drei Jahre.

Wer haftet: Unternehmen, Geschäftsführung, Vorgesetzte

Das Arbeitszeitgesetz richtet sich an den Arbeitgeber. Bei einer GmbH, AG oder einem Verein ist das die juristische Person – und gegen sie kann nach § 30 OWiG eine Verbandsgeldbuße festgesetzt werden. Damit ist die Verantwortung aber nicht erschöpft. Über § 9 OWiG werden die Pflichten des Arbeitgebers auf die Personen übertragen, die für ihn handeln:

Entscheidend ist § 130 OWiG. Er macht aus der Frage „Wer hat die Überstunde angeordnet?“ die Frage „Wer hätte sie verhindern müssen?“. Eine Geschäftsführung, die weder ein Erfassungssystem einrichtet noch Auswertungen prüft noch Vorgesetzte anweist, kann sich nicht darauf berufen, von den Verstößen nichts gewusst zu haben – das Nichtwissen ist der Vorwurf. Umgekehrt entlastet eine dokumentierte Organisation: schriftliche Zuständigkeiten, regelmäßige Kontrolle der Stundenkonten, Reaktion auf Warnmeldungen, Schulung der Führungskräfte. Wie ein Betriebsrat in diese Organisation eingebunden wird und welche Mitbestimmungsrechte er dabei hat, behandelt der Beitrag Betriebsrat und Zeiterfassung.

Wer kontrolliert – und was bei einer Prüfung passiert

Zuständig sind die Arbeitsschutzbehörden der Länder: je nach Bundesland Gewerbeaufsichtsämter, Ämter für Arbeitsschutz, Regierungspräsidien oder Bezirksregierungen. Ihre Befugnisse ergeben sich aus § 17 ArbZG. Sie dürfen Auskünfte verlangen (Abs. 4), Arbeitszeitnachweise, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen einsehen (Abs. 5), Betriebsräume während der Betriebszeit betreten und Anordnungen treffen (Abs. 2). Prüfungen finden anlassbezogen statt – nach Beschwerden von Beschäftigten oder dem Betriebsrat, nach Arbeitsunfällen, nach Hinweisen aus anderen Verfahren – und als Schwerpunktaktionen in Branchen mit bekannt langen Arbeitszeiten wie Gastgewerbe, Logistik, Pflege und Bau.

Daneben prüft die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls die Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG, also Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit für Minijobs und die Branchen des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes. Das ist ein eigenes Sanktionssystem: Fehlende oder verspätete Aufzeichnungen kosten nach § 21 MiLoG bis zu 30.000 Euro, in den genannten Branchen bis zu 50.000 Euro – unabhängig davon, ob zusätzlich das Arbeitszeitgesetz verletzt ist. Ein Betrieb kann für dieselbe fehlende Liste also von zwei Behörden belangt werden. Was für Minijobs im Einzelnen gilt, erklärt der Beitrag Zeiterfassung im Minijob.

Der Ablauf einer Prüfung ist vorhersehbar: Die Behörde fordert die Arbeitszeitnachweise eines Zeitraums für alle oder ausgewählte Beschäftigte an, wertet sie auf Überschreitungen, fehlende Pausen und Ruhezeitverstöße aus und hört den Arbeitgeber zu den Feststellungen an. Wer Nachweise nicht vorlegen kann, verwirklicht damit bereits § 22 Abs. 1 Nr. 9 und 10 – und verliert zugleich jede Möglichkeit, die Einhaltung der Grenzen zu belegen. Weil die Verfolgungsverjährung nach § 31 OWiG drei Jahre beträgt und die Aufbewahrungsfrist nach § 16 Abs. 2 ArbZG zwei Jahre, umfasst eine Prüfung regelmäßig die vollständigen letzten 24 Monate.

Weitere Folgen jenseits des Bußgelds

Ein Bußgeldbescheid ist selten die einzige Konsequenz. Bußgelder von mehr als 200 Euro wegen Ordnungswidrigkeiten, die bei der Ausübung eines Gewerbes begangen wurden, werden nach § 149 GewO in das Gewerbezentralregister eingetragen und können bei der Vergabe öffentlicher Aufträge zum Ausschluss führen (§ 124 Abs. 1 Nr. 1 GWB). Beschäftigte, die über die Grenzen hinaus gearbeitet haben, behalten ihren Vergütungsanspruch für die geleisteten Stunden; die Unwirksamkeit der Anordnung ändert daran nichts. Der Betriebsrat kann nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 und 3 BetrVG die Mitbestimmung bei Arbeitszeitlage und Überstunden durchsetzen und Verstöße der Aufsichtsbehörde melden. Und bei Arbeitsunfällen nach überlangen Schichten prüfen Berufsgenossenschaften den Regress nach § 110 SGB VII, wenn die Übermüdung grob fahrlässig herbeigeführt wurde.

Wie eine Zeiterfassung Verstöße verhindert, statt sie zu dokumentieren

Die Aufzeichnungspflicht des § 16 Abs. 2 ArbZG war lange das schwächste Glied des Gesetzes: Sie verlangte nur die Dokumentation der Stunden über acht, und viele Betriebe führten sie als nachträgliche Liste. Mit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) hat sich das geändert. Arbeitgeber müssen ein System einrichten, mit dem Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden – und zwar gerade deshalb, weil sich Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeit anders nicht kontrollieren lassen. Die Erfassung ist damit kein Selbstzweck, sondern das Instrument, mit dem der Arbeitgeber seine Aufsichtspflicht nach § 130 OWiG erfüllt.

Eine Zeiterfassung, die das leistet, muss die Grenzen des Gesetzes kennen und am Tag der Überschreitung reagieren – nicht in der Monatsauswertung. Konkret heißt das: Warnung bei mehr als zehn Stunden am Tag, Hinweis bei fehlender Pause nach sechs Stunden, Konfliktmeldung, wenn eine geplante Schicht die elf Stunden Ruhezeit unterschreitet, laufende Anzeige des Sechsmonatsschnitts und ein Änderungsprotokoll, das nachträgliche Korrekturen mit Bearbeiter, Zeitpunkt und Grund festhält. Beim Testsieger Aplano sind Pausen- und Ruhezeitregeln nach dem Arbeitszeitgesetz hinterlegt und melden Konflikte bereits beim Eintragen im Dienstplan; die Zeiterfassung im Pro-Tarif (4,50 Euro je Mitarbeitendem und Monat, zzgl. MwSt.) führt Stundenkonten fort, und Auswertungen lassen sich je Person und Zeitraum exportieren – das Format, das eine Aufsichtsbehörde anfordert. Welche Apps diese Prüfungen automatisch vornehmen und wie sie sich bei Regelhinterlegung, Korrekturprotokoll und Export unterscheiden, zeigt der App-Vergleich.

Organisatorisch gehören drei Dinge dazu, die keine Software ersetzt: eine schriftliche Anweisung, wer Überstunden anordnen darf und wer sie genehmigt; eine feste Routine, in der Vorgesetzte die Warnmeldungen der Woche durchsehen und dokumentiert reagieren; und eine Regel für den Fall, dass die Grenze trotzdem gerissen wird – Ausgleich innerhalb der Frist, Ruhezeit am Folgetag, keine Wiederholung. Genau diese Routine ist es, die im Prüfungsfall den Unterschied zwischen einem Bußgeld und einer Einstellung des Verfahrens ausmacht.