Ist Fortbildung Arbeitszeit? Schulungen, Seminare und E-Learning richtig einordnen und erfassen

Brandschutzunterweisung im Oktober, Datenschutz-Modul im Lernportal, ein Zweitagesseminar zur neuen Software, der berufsbegleitende Lehrgang zur Fachwirtin: Fortbildung gehört in fast jedem Betrieb zum Alltag. Ob die dafür aufgewendete Zeit Arbeitszeit ist, wird dagegen selten vorab geklärt – und genau daran entzünden sich später Streitigkeiten um Überstunden, Freizeitausgleich und Rückzahlungsklauseln. Für Arbeitgeber kommt eine zweite Ebene hinzu: Zählt die Schulung als Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes, muss sie in die Aufzeichnung und in die Prüfung von Höchstarbeitszeit und Ruhezeit. Dieser Beitrag ordnet die typischen Fälle ein, nennt die maßgebliche Rechtsprechung und zeigt, wie Fortbildungszeiten in der Zeiterfassung sauber gebucht werden.

Der Grundsatz: Wer die Fortbildung veranlasst, entscheidet

Das Gesetz kennt keinen eigenen Tatbestand „Fortbildungszeit“. Die Einordnung folgt aus den allgemeinen Regeln, und dabei sind zwei Fragen zu trennen. Die erste ist arbeitszeitrechtlich: Ist die Schulung Arbeitszeit im Sinne von § 2 Abs. 1 ArbZG, also „die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen“? Davon hängen Höchstarbeitszeit, Ruhezeit, Sonntagsruhe und Aufzeichnungspflicht ab. Die zweite ist vergütungsrechtlich: Muss die Zeit bezahlt oder auf dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben werden? Beide Fragen werden meist gleich beantwortet, aber nicht immer.

Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitschutzes. Der deutsche Arbeitszeitbegriff ist im Licht der europäischen Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG auszulegen. Der EuGH hat mit Urteil vom 28. Oktober 2021 – C-909/19 – entschieden, dass die Zeit, in der ein Arbeitnehmer an einer vom Arbeitgeber vorgeschriebenen beruflichen Fortbildung teilnimmt, Arbeitszeit ist. Das gilt auch dann, wenn die Fortbildung nicht am gewöhnlichen Arbeitsort stattfindet, wenn sie teilweise außerhalb der normalen Arbeitszeit liegt, wenn ein externer Anbieter sie durchführt und wenn der Arbeitnehmer während der Schulung keine seiner üblichen Aufgaben erledigt. Im Ausgangsfall hatte ein rumänischer Kommunalbediensteter auf Anordnung einen Lehrgang mit 160 Stunden absolviert, von denen 124 außerhalb seiner Dienstzeit lagen – abends und am Wochenende. Entscheidend war für den Gerichtshof, dass der Arbeitgeber die Teilnahme verlangt hatte und der Beschäftigte zu dieser Zeit an einem vorgegebenen Ort sein musste.

Vergütung. Die Arbeitszeitrichtlinie regelt nur den Gesundheitsschutz, nicht die Bezahlung. Ob Schulungszeit vergütet wird, richtet sich nach deutschem Recht: nach § 611a BGB, nach Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung. Das Bundesarbeitsgericht versteht unter vergütungspflichtiger Arbeit jede Tätigkeit, die der Arbeitgeber verlangt und die seinem Interesse dient. Eine angeordnete Schulung erfüllt das regelmäßig. Arbeits- oder Tarifverträge können für solche Zeiten eine eigene, auch niedrigere Vergütung vorsehen; der gesetzliche Mindestlohn muss für jede Arbeitsstunde aber erreicht werden.

Angeordnet, erwünscht oder freiwillig: die drei Grundfälle

Angeordnete Fortbildung. Weist der Arbeitgeber die Teilnahme an – ausdrücklich oder faktisch, etwa weil eine Tätigkeit ohne die Schulung nicht mehr ausgeübt werden darf –, ist die Zeit Arbeitszeit und zu vergüten. Das betrifft Produkt- und Softwareschulungen, Hygiene- und Sicherheitsunterweisungen, Compliance- und Datenschutztrainings, Einweisungen in neue Maschinen und Fortbildungen, die der Arbeitgeber für eine bestimmte Funktion verlangt. Liegt die Schulung außerhalb der vertraglichen Arbeitszeit, entstehen Mehrstunden, die je nach Vereinbarung ausgezahlt oder durch Freizeit ausgeglichen werden.

Gesetzlich vorgeschriebene Fortbildung des Berufsstands. Manche Berufe haben eine persönliche Fortbildungspflicht aus Berufs- oder Kammerrecht. Ob die Zeit dafür Arbeitszeit ist, hängt davon ab, wen die Pflicht trifft und ob der Arbeitgeber die Teilnahme anordnet oder organisiert. Verlangt der Arbeitgeber den Nachweis als Voraussetzung für den Einsatz, spricht viel für Arbeitszeit. Tarifverträge im öffentlichen Dienst und im Gesundheitswesen enthalten hierzu häufig eigene Regeln über Freistellung und Kostenübernahme; sie gehen vor.

Freiwillige Weiterbildung. Wer sich aus eigenem Antrieb weiterbildet – ein berufsbegleitendes Studium, ein Abendkurs, ein Sprachkurs, ein Online-Zertifikat –, tut das in seiner Freizeit. Die Zeit ist keine Arbeitszeit, und es besteht kein Anspruch auf Vergütung oder Freizeitausgleich. Daran ändert sich nichts, wenn der Arbeitgeber die Weiterbildung begrüßt, die Gebühren übernimmt oder eine Freistellung für Prüfungstage gewährt. In diesen Fällen sollte schriftlich festgehalten werden, was der Arbeitgeber trägt und was nicht – sonst wird aus einer gut gemeinten Förderung später ein Streit über Stunden.

Die Grenze verschwimmt bei der „erwünschten“ Fortbildung: Die Führungskraft legt die Teilnahme nahe, die Beförderung hängt erkennbar daran, die Anmeldung läuft über die Personalabteilung. Maßgeblich ist, ob Beschäftigte tatsächlich frei entscheiden können. Wer Nachteile befürchten muss, wenn er nicht teilnimmt, nimmt nicht freiwillig teil. Arbeitgeber, die eine Weiterbildung nur anbieten wollen, sollten das deshalb klar so kommunizieren und die Teilnahme in die Freizeit legen – oder sie als Arbeitszeit behandeln.

Pflichtfortbildungen: Arbeitsschutzunterweisung und Co.

Für die Unterweisung über Sicherheit und Gesundheitsschutz ist die Frage gesetzlich beantwortet. § 12 Abs. 1 ArbSchG verpflichtet den Arbeitgeber, die Beschäftigten „während ihrer Arbeitszeit ausreichend und angemessen zu unterweisen“. Die Unterweisung ist bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich und bei der Einführung neuer Arbeitsmittel oder Technologien vor Aufnahme der Tätigkeit durchzuführen und erforderlichenfalls regelmäßig zu wiederholen. Die Unfallverhütungsvorschrift DGUV Vorschrift 1 konkretisiert das in § 4 Abs. 1: Die Unterweisung ist mindestens einmal jährlich zu wiederholen und zu dokumentieren. Für Jugendliche schreibt § 29 Abs. 2 JArbSchG eine Wiederholung mindestens halbjährlich vor.

Die Kosten trägt der Arbeitgeber. § 3 Abs. 3 ArbSchG bestimmt, dass er Kosten für Maßnahmen nach diesem Gesetz nicht den Beschäftigten auferlegen darf. Eine Unterweisung, die in die Freizeit verlegt wird, ohne dass die Zeit vergütet oder ausgeglichen wird, verlagert diese Kosten in Form von Lebenszeit auf die Beschäftigten – das ist mit beiden Vorschriften nicht vereinbar. Dasselbe gilt für Ersthelfer-Ausbildungen, die der Arbeitgeber nach § 26 DGUV Vorschrift 1 sicherstellen muss, und für die Bestellung und Schulung von Brandschutzhelfern.

Auch die Hygieneschulung in Lebensmittelbetrieben, die Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz vor der ersten Tätigkeit und vergleichbare Pflichtschulungen sind Teil der Arbeitsorganisation des Arbeitgebers. Wo das Gesetz die Schulung zur Voraussetzung der Beschäftigung macht, ist sie ebenso angeordnet wie jede andere Weisung.

Abends, am Wochenende, online: wann es arbeitszeitrechtlich eng wird

Seminar nach Feierabend. Ist eine abendliche Schulung angeordnet, zählt sie mit dem vorausgegangenen Arbeitstag zusammen. Nach § 3 ArbZG darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten; eine Verlängerung auf zehn Stunden ist nur zulässig, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Wer acht Stunden gearbeitet hat und danach drei Stunden in einem Pflichtseminar sitzt, liegt bei elf Stunden – ein Verstoß. Nach dem Seminar beginnt außerdem die Ruhezeit von elf Stunden (§ 5 Abs. 1 ArbZG) neu: Endet die Schulung um 21 Uhr, darf die nächste Schicht frühestens um 8 Uhr beginnen. Die Grundregeln dazu erklärt der Beitrag Pausen und Ruhezeiten.

Seminar am Wochenende. Der Samstag ist nach dem Arbeitszeitgesetz ein Werktag; eine Samstagsschulung zählt zur Wochenarbeitszeit und kann bei einer Fünftagewoche Mehrstunden erzeugen. Für Sonn- und Feiertage gilt § 9 ArbZG: Arbeitnehmer dürfen dann grundsätzlich nicht beschäftigt werden. Eine angeordnete Sonntagsschulung ist deshalb nur zulässig, wenn eine der Ausnahmen des § 10 ArbZG greift – etwa in Krankenhäusern, Gastronomie oder anderen Branchen, in denen Sonntagsarbeit ohnehin erlaubt ist – und dann ist nach § 11 Abs. 3 ArbZG ein Ersatzruhetag zu gewähren. Freiwillige Weiterbildung am Sonntag berührt das Verbot nicht, weil sie keine Arbeitszeit ist.

E-Learning außerhalb der Arbeitszeit. Lernplattformen machen es leicht, Pflichtmodule „zwischendurch“ zu erledigen – am Abend auf dem Sofa oder am Wochenende. Arbeitszeitrechtlich ändert das Medium nichts: Ist das Modul verpflichtend, ist die Bearbeitungszeit Arbeitszeit, egal ob sie im Büro, im Homeoffice oder in der Bahn anfällt. Sie muss erfasst, vergütet oder ausgeglichen und bei Höchstarbeitszeit und Ruhezeit berücksichtigt werden. Wer um 22.30 Uhr noch das Datenschutz-Quiz abschließt und am nächsten Morgen um 7 Uhr Frühdienst hat, hat die Ruhezeit unterschritten. Praktikabel ist es, für Pflichtmodule ein festes Zeitbudget je Modul festzulegen, die Bearbeitung in der Arbeitszeit zu ermöglichen und die Zeit über eine eigene Buchungsart zu erfassen. Wie das im mobilen Arbeiten funktioniert, beschreibt der Beitrag zur Arbeitszeiterfassung im Homeoffice.

Reisezeit zur Schulung

Findet die angeordnete Schulung außerhalb des Betriebs statt, stellt sich die Frage nach der Anreise. Auch hier sind die beiden Ebenen zu trennen.

Vergütung. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 17. Oktober 2018 – 5 AZR 553/17 – entschieden, dass Reisen, die ausschließlich im Interesse des Arbeitgebers erfolgen, in der Regel vergütungspflichtige Arbeit sind; im Fall ging es um die Reisezeit bei einer vorübergehenden Entsendung ins Ausland. Für die Fahrt zu einer angeordneten Schulung gilt derselbe Gedanke. Arbeits- und Tarifverträge dürfen Reisezeiten allerdings gesondert und abweichend regeln, etwa durch eine Pauschale oder eine Kappung; der Mindestlohn ist dabei einzuhalten. Die Zeit, die der normale Arbeitsweg ohnehin gekostet hätte, ist nicht zusätzlich zu vergüten.

Arbeitszeitgesetz. Für den Arbeitszeitschutz hat das BAG mit Urteil vom 11. Juli 2006 – 9 AZR 519/05 – entschieden, dass Reisezeit keine Arbeitszeit im Sinne des § 2 Abs. 1 ArbZG ist, wenn der Arbeitgeber nur die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel vorgibt und der Beschäftigte die Fahrtzeit nach eigenem Belieben nutzen kann – lesen, schlafen, Musik hören. Anders liegt es, wenn der Beschäftigte selbst Auto fährt oder unterwegs arbeiten muss, etwa Unterlagen vorbereitet oder E-Mails beantwortet. Dann ist die Reise Arbeitszeit und zählt bei Höchstarbeitszeit und Ruhezeit mit. Ob die ältere Linie zur passiven Reisezeit nach dem EuGH-Urteil zu C-909/19 in allen Fällen trägt, ist in der Literatur umstritten. Wer vorsichtig plant, legt Anreise und Schulung so, dass auch mit Fahrtzeit die zehn Stunden nicht überschritten werden.

Teilzeitkräfte und Betriebsratsschulungen

Ganztägige Schulungen treffen Teilzeitkräfte besonders. Wer vertraglich vier Stunden täglich arbeitet und an einer achtstündigen Pflichtschulung teilnimmt, leistet vier Stunden über seine Vertragszeit hinaus. Diese Zeit ist Arbeitszeit und wie andere Mehrarbeit zu vergüten oder auszugleichen. Eine Regelung, nach der Teilzeitkräfte Schulungstage nur mit ihrer vertraglichen Tagesarbeitszeit gutgeschrieben bekommen, benachteiligt sie gegenüber Vollzeitkräften, die für jede Schulungsstunde bezahlt werden – mit Blick auf § 4 Abs. 1 TzBfG ist das kaum haltbar. Bei Minijobs kann eine längere Schulung zudem die Verdienstgrenze berühren; die Stunden gehören in die Aufzeichnung nach § 17 MiLoG, wie im Beitrag zur Zeiterfassung bei Minijobbern beschrieben.

Für Betriebsratsmitglieder enthält § 37 Abs. 6 BetrVG eine eigene Regel. Die Teilnahme an Schulungen, die für die Betriebsratsarbeit erforderliche Kenntnisse vermitteln, ist wie Betriebsratstätigkeit zu behandeln. Findet die Schulung wegen Besonderheiten der betrieblichen Arbeitszeitgestaltung außerhalb der persönlichen Arbeitszeit statt – der typische Fall bei Teilzeit –, liegen betriebsbedingte Gründe vor, und das Mitglied erhält nach § 37 Abs. 3 BetrVG Freizeitausgleich unter Fortzahlung des Entgelts. Der Ausgleich ist pro Schulungstag auf die Arbeitszeit eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers begrenzt. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 16. Februar 2005 – 7 AZR 330/04 – präzisiert, dass dabei die betriebsübliche Arbeitszeit eines Vollzeitbeschäftigten maßgeblich ist und dass auch Pausen während des Schulungstags zur ausgleichspflichtigen Schulungszeit zählen. Der Freizeitausgleich ist vor Ablauf eines Monats zu gewähren; ist das aus betriebsbedingten Gründen nicht möglich, wird die Zeit wie Mehrarbeit vergütet. Wie der Betriebsrat bei der Zeiterfassung insgesamt mitbestimmt, erklärt der Beitrag Betriebsrat und Zeiterfassung.

Unabhängig davon hat der Betriebsrat nach § 98 Abs. 1 BetrVG bei der Durchführung betrieblicher Bildungsmaßnahmen mitzubestimmen und kann nach § 98 Abs. 3 BetrVG Vorschläge für die Auswahl der Teilnehmenden machen. Lage und Dauer von Schulungen berühren zudem § 87 Abs. 1 Nr. 2 und 3 BetrVG, wenn sie die tägliche Arbeitszeit verschieben oder vorübergehend verlängern.

Vergütung, Freizeitausgleich und Rückzahlungsklauseln

Wie Fortbildungsstunden außerhalb der regulären Arbeitszeit abgegolten werden, regeln Vertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung. Üblich sind zwei Modelle: Die Stunden fließen als Plusstunden auf das Arbeitszeitkonto und werden durch Freizeit ausgeglichen, oder sie werden mit dem nächsten Monatsentgelt ausgezahlt. Ob Überstundenzuschläge anfallen, hängt allein von der jeweiligen Vereinbarung ab; ein gesetzlicher Anspruch auf Zuschläge besteht nicht. Wie Mehrstunden sauber entstehen und ausgeglichen werden, beschreibt der Beitrag Überstunden richtig erfassen.

Übernimmt der Arbeitgeber teure Weiterbildungen, verbindet er das oft mit einer Rückzahlungsklausel: Wer innerhalb einer bestimmten Frist kündigt, zahlt die Kosten anteilig zurück. Solche Klauseln sind grundsätzlich zulässig, unterliegen als Formularvertrag aber der AGB-Kontrolle nach § 307 BGB. Die Bindungsdauer muss in einem angemessenen Verhältnis zur Dauer der Fortbildung stehen. Das BAG hat dafür Richtwerte entwickelt (Urteil vom 14. Januar 2009 – 3 AZR 900/07): bei einer Fortbildung von bis zu einem Monat unter Fortzahlung der Bezüge eine Bindung von höchstens sechs Monaten, bei bis zu zwei Monaten ein Jahr, bei drei bis vier Monaten zwei Jahre, bei sechs bis zwölf Monaten drei Jahre und bei mehr als zwei Jahren fünf Jahre. Eine zu lange Bindung macht die Klausel in der Regel insgesamt unwirksam. Mit Urteil vom 1. März 2022 – 9 AZR 260/21 – hat das BAG zudem entschieden, dass eine Klausel unwirksam ist, wenn sie die Rückzahlung auch bei einer Eigenkündigung verlangt, die der Beschäftigte ausspricht, weil er unverschuldet dauerhaft nicht mehr in der Lage ist, die geschuldete Tätigkeit auszuüben. Für Pflichtschulungen, die überwiegend im Interesse des Arbeitgebers liegen – Unterweisungen, Produktschulungen, Einarbeitung –, ist eine Rückzahlung von vornherein ausgeschlossen.

Abgrenzung: Bildungsurlaub

Bildungsurlaub – je nach Land auch Bildungszeit oder Bildungsfreistellung – ist keine Fortbildung im Auftrag des Arbeitgebers, sondern ein Anspruch der Beschäftigten auf bezahlte Freistellung für anerkannte Veranstaltungen der beruflichen oder politischen Bildung. Er ist landesrechtlich geregelt; in den meisten Ländern umfasst er fünf Arbeitstage im Jahr oder zehn in zwei Jahren. Bayern hat kein entsprechendes Gesetz. Sachsen hat am 4. Februar 2026 das Sächsische Qualifizierungszeitgesetz beschlossen, das ab dem 1. Januar 2027 einen Anspruch auf drei Arbeitstage im Kalenderjahr gewährt. Maßgeblich ist das Land des Arbeitsorts.

Für die Zeiterfassung ist der Bildungsurlaub eine Abwesenheit wie der Erholungsurlaub: Die Sollzeit des Tages gilt als erfüllt, das Entgelt läuft weiter, Arbeitszeit im Sinne des ArbZG entsteht nicht. Er wird nicht auf den Erholungsurlaub angerechnet und sollte deshalb in einer eigenen Abwesenheitsart mit eigenem Kontingent geführt werden. Die Kursgebühren tragen in der Regel die Beschäftigten selbst.

Praxis: Fortbildungszeit korrekt in der Zeiterfassung buchen

Eine Zeiterfassung, die nur „Kommen“ und „Gehen“ kennt, macht aus jeder Schulung eine Grauzone. Praktikabel ist ein kleiner Satz von Buchungsarten, die in Auswertung und Lohnexport getrennt bleiben:

• Schulung (angeordnet): bezahlte Arbeitszeit, zählt voll auf die Sollzeit, erzeugt außerhalb der Schicht Plusstunden und läuft durch die ArbZG-Prüfung von Tageshöchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeit. Bei externen Seminaren Beginn und Ende laut Programm buchen, Pausen wie im Betrieb abziehen.
• Reisezeit Schulung: eigene Buchungsart, damit sich vergütungspflichtige Reisezeit von ArbZG-relevanter Arbeitszeit trennen lässt – etwa mit einem Kennzeichen „aktiv“ (selbst gefahren, gearbeitet) oder „passiv“ (Mitfahrt ohne Arbeitsauftrag).
• Unterweisung / Pflicht-E-Learning: mit festem Zeitbudget je Modul, idealerweise im Dienstplan als Block eingeplant. Wer außerhalb der Schicht lernt, bucht die Zeit nachträglich mit Datum und Uhrzeit – sonst fehlt der Nachweis für die Ruhezeit.
• Betriebsratsschulung: eigene Buchungsart mit der Begrenzung auf die Vollzeit-Tagesarbeitszeit; Freizeitausgleich innerhalb eines Monats einplanen.
• Bildungsurlaub: Abwesenheitsart mit eigenem Jahreskontingent, Sollzeit gilt als erfüllt.
• Freiwillige Weiterbildung: keine Buchung auf das Stundenkonto. Prüfungstage, für die der Arbeitgeber freiwillig freistellt, als bezahlte Freistellung buchen.

Für die Dienstplanung lohnt sich ein Blick über den Schulungstag hinaus. Endet ein Abendseminar um 21 Uhr, sollte die Frühschicht am nächsten Morgen nicht vor 8 Uhr beginnen. Eine Software, die Ruhezeitkonflikte zwischen zwei Einträgen automatisch anzeigt, erkennt solche Fälle schon bei der Planung – unabhängig davon, ob der Eintrag „Schicht“ oder „Schulung“ heißt. Welche Apps das leisten, zeigt der App-Vergleich. Für die Arbeitsschutzunterweisung empfiehlt es sich, Datum, Thema und Teilnehmende zusätzlich zu dokumentieren; DGUV Vorschrift 1 verlangt diese Dokumentation ausdrücklich.

Checkliste für Arbeitgeber

• Vor jeder Fortbildung klären und schriftlich festhalten: angeordnet oder freiwillig?
• Angeordnete Schulungen möglichst in die reguläre Arbeitszeit legen; Abend- und Wochenendtermine mit Blick auf §§ 3, 5 und 9 ArbZG prüfen.
• Arbeitsschutzunterweisungen mindestens jährlich, in der Arbeitszeit und auf Kosten des Arbeitgebers durchführen und dokumentieren.
• Für Pflicht-E-Learning ein Zeitbudget festlegen und die Bearbeitung in der Arbeitszeit ermöglichen.
• Teilzeitkräften bei ganztägigen Schulungen die tatsächliche Schulungszeit gutschreiben.
• Rückzahlungsklauseln nur für Weiterbildungen mit eigenem Nutzen für die Beschäftigten vereinbaren, Bindungsdauer an den BAG-Richtwerten ausrichten, Ausnahme für unverschuldete personenbedingte Eigenkündigungen aufnehmen.
• In der Zeiterfassung eigene Buchungsarten für Schulung, Reisezeit, Betriebsratsschulung und Bildungsurlaub anlegen.