Weihnachtsfeier, Betriebsausflug und Betriebsversammlung: Zählt das als Arbeitszeit – und wie wird es erfasst?

Einmal im Quartal lädt der Betriebsrat zur Betriebsversammlung, im Sommer geht es auf den Betriebsausflug, im Dezember folgt die Weihnachtsfeier. Für die Beschäftigten sind das drei ähnlich wirkende Termine außerhalb des Arbeitsalltags. Rechtlich unterscheiden sie sich deutlich: Die Betriebsversammlung ist im Betriebsverfassungsgesetz geregelt und wird kraft Gesetzes bezahlt, Ausflug und Feier sind freiwillige Leistungen des Arbeitgebers, deren Einordnung davon abhängt, wann sie stattfinden. Dieser Beitrag klärt, welche der drei Veranstaltungen als Arbeitszeit zählt, wer was bezahlt bekommt, wann die gesetzliche Unfallversicherung greift, welche steuerlichen Grenzen gelten – und wie die Zeiten sauber in der Zeiterfassung landen.

Betriebsversammlung: Arbeitszeit kraft Gesetz

§ 43 Abs. 1 BetrVG verpflichtet den Betriebsrat, einmal in jedem Kalendervierteljahr eine Betriebsversammlung einzuberufen und dort einen Tätigkeitsbericht zu erstatten. In Betrieben mit räumlich oder organisatorisch getrennten Abteilungen sind zwei dieser vier Versammlungen im Jahr als Abteilungsversammlungen durchzuführen. Hinzu kommen außerordentliche Versammlungen, etwa auf Wunsch des Arbeitgebers, und die Wahlversammlungen nach §§ 14a und 17 BetrVG im vereinfachten Wahlverfahren oder in Betrieben ohne Betriebsrat.

Für diese Versammlungen trifft § 44 Abs. 1 BetrVG drei Anordnungen. Erstens finden sie während der Arbeitszeit statt, soweit nicht die Eigenart des Betriebs eine andere Regelung zwingend erfordert – etwa im durchgehenden Schichtbetrieb, in dem es keinen Zeitpunkt gibt, zu dem alle zugleich arbeiten. Zweitens ist die Zeit der Teilnahme einschließlich der zusätzlichen Wegezeiten den Arbeitnehmern wie Arbeitszeit zu vergüten. Zusätzlich heißt: Zeit, die über den gewöhnlichen Arbeitsweg hinaus anfällt, etwa weil die Versammlung in einer anderen Betriebsstätte oder einem angemieteten Saal stattfindet. Drittens gilt die Vergütungspflicht auch, wenn die Versammlung wegen betrieblicher Besonderheiten außerhalb der Arbeitszeit liegen muss; in diesem Fall erstattet der Arbeitgeber zusätzlich die Fahrtkosten.

Anders sind sonstige Betriebs- oder Abteilungsversammlungen geregelt, die der Betriebsrat über das gesetzliche Pensum hinaus ansetzt. Sie finden nach § 44 Abs. 2 BetrVG grundsätzlich außerhalb der Arbeitszeit statt und werden dann nicht vergütet. Stimmt der Arbeitgeber einer Durchführung während der Arbeitszeit zu, darf er das Entgelt der Teilnehmenden nicht mindern.

Wichtig für die Praxis: § 44 BetrVG regelt ausdrücklich die Vergütung („wie Arbeitszeit“). Ob die Teilnahme auch Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes ist – also bei Höchstarbeitszeit und Ruhezeit mitzählt –, sagt die Vorschrift nicht; in der Fachliteratur wird das unterschiedlich beurteilt. Wer auf der sicheren Seite bleiben will, behandelt eine Versammlung, die an einen Arbeitstag anschließt, bei der Prüfung von zehn Stunden Tageshöchstarbeitszeit und elf Stunden Ruhezeit wie Arbeitszeit. Mehr zu diesen Grenzen steht im Beitrag zu Pausen und Ruhezeiten.

Betriebsausflug: freiwillig, aber mit klaren Folgen

Ein Betriebsausflug ist keine Pflichtveranstaltung. Der Arbeitgeber kann niemanden zur Teilnahme anweisen, weil der Ausflug nicht zur geschuldeten Arbeitsleistung gehört. Umgekehrt darf er einzelne Beschäftigte nicht ohne sachlichen Grund ausschließen; hier greift der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz. Für die Einordnung als Arbeitszeit kommt es auf den Zeitpunkt an.

Ausflug während der Arbeitszeit. Legt der Arbeitgeber den Ausflug auf einen regulären Arbeitstag, stellt er die Teilnehmenden von der Arbeit frei. Die Zeit wird bezahlt, als hätten sie gearbeitet; nacharbeiten muss niemand. Dauert der Ausflug länger als die übliche Arbeitszeit, entstehen dadurch keine Überstunden – die zusätzliche Zeit ist Freizeit, die freiwillig in Gesellschaft der Kollegen verbracht wird. Wer nicht teilnimmt, behält seine Arbeitspflicht und muss im Betrieb erscheinen. Ist der gewohnte Arbeitsplatz verwaist, darf der Arbeitgeber zumutbare andere Tätigkeiten zuweisen.

Urlaub statt Ausflug? Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 4. Dezember 1970 – 5 AZR 242/70 – entschieden, dass eine freie Entscheidung über die Teilnahme nur gewährleistet ist, wenn der Arbeitgeber alle zumutbaren Möglichkeiten ausschöpft, den Nichtteilnehmenden die Weiterarbeit zu ermöglichen. Wer allen, die nicht mitfahren, den Tag pauschal als Urlaub anrechnet, übt unzulässigen Druck aus. Nur wenn die Weiterarbeit nach der Betriebsstruktur tatsächlich nicht möglich ist – etwa weil ohne die Kolleginnen und Kollegen kein sinnvoller Betrieb stattfinden kann –, darf der Arbeitgeber ausnahmsweise Urlaub für diesen Tag festlegen. Wer weder arbeiten noch teilnehmen will, kann von sich aus Urlaub beantragen.

Ausflug außerhalb der Arbeitszeit. Findet der Ausflug an einem arbeitsfreien Tag oder nach Feierabend statt, ist er keine Arbeitszeit. Eine Vergütung, ein Freizeitausgleich oder eine Gutschrift auf dem Stundenkonto ist dann nicht geschuldet, es sei denn, eine Betriebsvereinbarung, ein Tarifvertrag oder eine ausdrückliche Zusage sieht das vor.

Weihnachtsfeier: meist am Abend, meist keine Arbeitszeit

Für die Weihnachtsfeier gelten dieselben Grundsätze. Die Teilnahme ist freiwillig, ein Teilnahmerecht folgt aus der Gleichbehandlung. Viele Feiern liegen am Abend nach Dienstschluss oder am Wochenende – dann ist die Zeit keine Arbeitszeit, und niemand erwirbt dadurch Stunden auf dem Arbeitszeitkonto. Beginnt die Feier am Nachmittag während der regulären Arbeitszeit, ist der Teil bis zum üblichen Feierabend für Teilnehmende bezahlt; wer nicht mitfeiert, arbeitet in dieser Zeit weiter. Die Stunden danach sind wieder Freizeit.

Anders liegt es, wenn der Arbeitgeber die Teilnahme verpflichtend macht oder die Veranstaltung einen dienstlichen Inhalt hat – etwa ein Jahresrückblick mit Anwesenheitspflicht, eine Kundenveranstaltung, bei der Beschäftigte betreuen, oder Mitarbeitende, die die Feier organisieren, aufbauen oder bewirten. Wer auf Weisung des Arbeitgebers tätig wird, arbeitet; diese Zeit ist Arbeitszeit, auch wenn sie in einem festlichen Rahmen stattfindet. Das betrifft typischerweise das Orga-Team, den Service in der eigenen Kantine oder die Führungskraft, die die Feier leitet.

Unfallversicherung: wann die betriebliche Gemeinschaftsveranstaltung greift

Nach § 8 Abs. 1 SGB VII sind Unfälle bei einer versicherten Tätigkeit Arbeitsunfälle. Das Bundessozialgericht zählt dazu seit langem die Teilnahme an betrieblichen Gemeinschaftsveranstaltungen. Die Voraussetzungen hat es im Urteil vom 28. Juni 2022 – B 2 U 8/20 R – zusammengefasst: Die Veranstaltung muss im Interesse des Arbeitgebers liegen und von der Unternehmensleitung getragen oder in ihrem Einvernehmen durchgeführt werden, sie muss der Förderung des Gemeinschaftsgedankens dienen und sich an die Gesamtheit oder zumindest große Teile der Belegschaft richten. Im entschiedenen Fall verneinte das Gericht den Schutz für ein betriebsinternes Fußballturnier, weil es sich nur an aktive Fußballinteressierte richtete, rein sportlich ausgerichtet war und nur einen kleinen Teil der Belegschaft einbezog.

Für Feiern kleinerer Einheiten ist das Urteil vom 5. Juli 2016 – B 2 U 19/14 R – maßgeblich. Danach kann auch die Weihnachtsfeier eines Sachgebiets oder Teams versichert sein, wenn sie allen Angehörigen dieser Einheit offensteht, im Einvernehmen mit der Leitung stattfindet und die jeweilige Teamleitung teilnimmt. Die persönliche Anwesenheit der Unternehmensspitze ist nicht mehr erforderlich.

Der Schutz hat Grenzen. Nach den Hinweisen der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) besteht er, solange die Veranstaltung läuft und noch eine Mehrzahl der Teilnehmenden anwesend ist; wer anschließend in eine Bar oder auf den Weihnachtsmarkt weiterzieht, ist in der Regel nicht mehr versichert. Der Hin- und Rückweg bleibt versichert (§ 8 Abs. 2 Nr. 1 SGB VII), nicht aber eine private Unterbrechung des Heimwegs. Unfälle, die allein auf Alkoholkonsum zurückgehen, sind keine Arbeitsunfälle, und eingeladene Gäste wie Partnerinnen, Partner oder ehemalige Beschäftigte stehen nicht unter dem Schutz der Unfallversicherung des Betriebs. Für die Dokumentation lohnt es sich deshalb, Beginn und Ende der Veranstaltung festzuhalten – im Ernstfall ist das die erste Frage der Berufsgenossenschaft.

Steuer und Sozialversicherung: 110 Euro, zwei Veranstaltungen

Die Kosten einer Betriebsveranstaltung sind für die Teilnehmenden grundsätzlich Arbeitslohn. § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG nimmt sie bis zu einer Grenze davon aus: Soweit die Zuwendungen 110 Euro je Veranstaltung und teilnehmender Person nicht übersteigen, gehören sie nicht zu den Einkünften, wenn die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Die Regel gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr. Der Betrag ist ein Freibetrag – bei höheren Kosten ist nur der übersteigende Teil steuerpflichtig.

In die Rechnung gehen alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer ein, die er gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen aufwendet: Essen, Getränke, Raummiete, Musik, Bus, Programm. Die Gesamtkosten werden gleichmäßig auf die Teilnehmenden verteilt; die Kosten für Begleitpersonen werden dem jeweiligen Beschäftigten zugerechnet. Wer mit Partnerin oder Partner kommt, verbraucht damit schneller die 110 Euro. Den übersteigenden Betrag kann der Arbeitgeber nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG mit 25 Prozent pauschal versteuern; pauschal versteuerte Bezüge sind nach § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV beitragsfrei in der Sozialversicherung.

Die Betriebsversammlung ist keine Betriebsveranstaltung im steuerlichen Sinn – sie hat keinen gesellschaftlichen Charakter, sondern ist ein Organ der Betriebsverfassung. Ihr Entgelt ist schlicht normaler Arbeitslohn.

Mitbestimmung des Betriebsrats

Ob ein Betriebsausflug oder eine Weihnachtsfeier stattfindet und welches Budget sie hat, entscheidet der Arbeitgeber als freiwillige Leistung. Mitbestimmungsrechte können aber berührt werden, sobald die Veranstaltung in die Arbeitszeit eingreift: Wird für den Ausflugstag die Lage der Arbeitszeit verschoben, betrifft das § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG (Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit), wird sie vorübergehend verkürzt oder verlängert, § 87 Abs. 1 Nr. 3. Wo ein Betriebsrat besteht, empfiehlt sich deshalb eine kurze Abstimmung vor der Einladung, idealerweise mit einer Regelung, wie Nichtteilnehmende eingesetzt werden. Wie die Mitbestimmung bei der Zeiterfassung selbst funktioniert, erklärt der Beitrag Betriebsrat und Zeiterfassung.

So werden die Zeiten in der Zeiterfassung gebucht

Die rechtliche Einordnung entscheidet, wie eine Stunde auf dem Zeitkonto wirkt. Eine Zeiterfassung, die nur „Kommen“ und „Gehen“ kennt, vermischt die Fälle. Praktikabel ist ein Satz eigener Buchungsarten, die in der Auswertung getrennt sichtbar bleiben:

• Betriebsversammlung: eigene Buchungsart, bezahlt, zählt voll auf die Sollzeit. Zusätzliche Wegezeiten als Teil dieser Buchung oder als eigene Wegezeit erfassen. Liegt die Versammlung außerhalb der Schicht, entsteht ein Zeitguthaben auf dem Stundenkonto – wie es ausgeglichen wird, regeln Vertrag, Tarif oder Betriebsvereinbarung.
• Betriebsausflug oder Feier während der Arbeitszeit: bezahlte Freistellung bis zum Ende der geplanten Arbeitszeit, ohne Überstundenwirkung darüber hinaus. Nichtteilnehmende stempeln normal.
• Feier außerhalb der Arbeitszeit: keine Buchung auf das Stundenkonto. Wer möchte, führt die Teilnahme als neutrale Information ohne Zeitwirkung, etwa für die Unfallversicherung.
• Organisation, Aufbau, Bewirtung: normale Arbeitszeit, auch am Abend – mit allen Folgen für Überstunden und Zuschläge.

Teilzeit und Minijob. Für Teilzeitkräfte ist der Zeitpunkt entscheidend. Findet die Betriebsversammlung an einem Tag statt, an dem sie ohnehin nicht arbeiten, ist die Teilnahme trotzdem wie Arbeitszeit zu vergüten und erhöht das Zeitguthaben. Bei Minijobs schlägt sich das im Monatsverdienst nieder und kann bei knapp kalkulierten Verträgen die Verdienstgrenze berühren; Zeiten, die wie Arbeitszeit vergütet werden, gehören außerdem in die Aufzeichnung nach § 17 MiLoG, die binnen sieben Tagen zu führen ist. Die Einzelheiten stehen im Beitrag zur Zeiterfassung bei Minijobbern. Ein bezahlter Ausflugstag zählt für Teilzeitkräfte mit ihrer vertraglichen Tagesarbeitszeit, nicht mit der tatsächlichen Dauer.

Abendveranstaltungen, Ruhezeit und Höchstarbeitszeit. Die freiwillige Weihnachtsfeier nach Dienstschluss unterbricht die Ruhezeit rechtlich nicht, weil sie keine Arbeitszeit ist. Wer am nächsten Morgen um sieben Uhr Frühdienst hat, darf also bis Mitternacht mitfeiern – ob das sinnvoll ist, steht auf einem anderen Blatt, und viele Betriebe legen den Dienstplan nach der Feier bewusst später. Anders beim Orga-Team: Wer bis 23 Uhr bewirtet, arbeitet bis 23 Uhr, und frühestens um 10 Uhr darf der nächste Dienst beginnen; die Zehn-Stunden-Grenze des § 3 ArbZG gilt für den Arbeitstag einschließlich der Abendtätigkeit. Für Betriebsversammlungen am Abend empfiehlt sich dieselbe vorsichtige Behandlung. Eine Zeiterfassung, die Ruhezeiten zwischen zwei Buchungen automatisch prüft, meldet solche Konflikte bereits bei der Planung. Welche Apps das leisten, zeigt der App-Vergleich.

Überstunden. Ein verlängerter Ausflugstag oder eine lange Feier erzeugt keine Überstunden, weil keine Arbeit geleistet wird. Buchen Beschäftigte die Stunden trotzdem, entsteht auf dem Konto ein Guthaben, das rechtlich nicht besteht – und später Streit. Klare Buchungsregeln vor der Veranstaltung sind der einfachste Schutz. Wie Überstunden korrekt entstehen und ausgeglichen werden, beschreibt der Beitrag Überstunden richtig erfassen.

Checkliste für Arbeitgeber

• Betriebsversammlungen in die Arbeitszeit legen; wo das nicht geht, die Gründe festhalten und Fahrtkosten erstatten.
• Bei Ausflügen während der Arbeitszeit vorab klären, wo und wie Nichtteilnehmende arbeiten – nicht pauschal Urlaub anrechnen.
• Einladung an alle Beschäftigten der jeweiligen Einheit richten; das sichert Unfallversicherung und Steuerfreiheit zugleich.
• Ende der Veranstaltung ansagen und dokumentieren.
• Kosten je Person inklusive Begleitpersonen gegen den Freibetrag von 110 Euro rechnen, höchstens zwei Veranstaltungen im Jahr begünstigen.
• In der Zeiterfassung eigene Buchungsarten anlegen und die Ruhezeit nach Abendterminen für diejenigen prüfen, die tatsächlich arbeiten.