Zu spät zur Arbeit kommen: Wann eine Abmahnung droht, was vom Lohn abgezogen werden darf und wie die Zeiterfassung Verspätungen dokumentiert

Fünf Minuten nach Schichtbeginn, die S-Bahn fällt aus, der Wecker hat nicht geklingelt: Unpünktlichkeit gehört zu den häufigsten Konflikten im Arbeitsalltag – und zu den am wenigsten geklärten. Beschäftigte fragen, ob sie für ein paar Minuten gleich eine Abmahnung bekommen dürfen und ob der Arbeitgeber einfach den Lohn kürzen kann. Arbeitgeber fragen, wie sie mit Dauer-Zuspätkommern umgehen, ohne vor dem Arbeitsgericht an Formfehlern zu scheitern. Dieser Beitrag ordnet die Rechtslage ein, unterscheidet verschuldete und unverschuldete Verspätungen, erklärt Lohnabzug und Nacharbeit und zeigt, welche Rolle die Arbeitszeiterfassung als Nachweis spielt. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Die Rechtslage: Pünktlichkeit ist eine Hauptpflicht

Mit dem Arbeitsvertrag verpflichtet sich der Arbeitnehmer nach § 611a Abs. 1 BGB zur Leistung weisungsgebundener Arbeit. Wann gearbeitet wird, ergibt sich aus Vertrag, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder dem Dienstplan, den der Arbeitgeber im Rahmen seines Weisungsrechts aufstellt. Wer nicht zum vereinbarten Zeitpunkt arbeitsbereit am Arbeitsplatz ist, erfüllt seine Hauptleistungspflicht in diesem Zeitraum nicht. Das ist keine Nebensache, sondern der Kern des Arbeitsverhältnisses.

Arbeitsrechtlich wird die Arbeitsleistung als sogenannte absolute Fixschuld behandelt: Sie ist an eine bestimmte Zeit gebunden und kann nach deren Ablauf nicht mehr erbracht werden. Die Minuten zwischen 8:00 Uhr und 8:20 Uhr sind vorbei, wenn der Beschäftigte um 8:20 Uhr eintrifft. Daraus folgen zwei Konsequenzen, die viele überraschen. Erstens wird die versäumte Leistung nach § 275 Abs. 1 BGB unmöglich – der Arbeitnehmer muss sie nicht nachholen. Zweitens entfällt nach § 326 Abs. 1 BGB für diese Zeit der Anspruch auf die Gegenleistung, also den Lohn. Das ist der Grundsatz „ohne Arbeit kein Lohn“.

Daneben steht die Frage, ob der Arbeitgeber die Verspätung arbeitsrechtlich sanktionieren darf – mit einer Abmahnung und im Wiederholungsfall mit einer Kündigung. Hier kommt es anders als beim Lohn entscheidend auf das Verschulden an. Beide Ebenen sollten auseinandergehalten werden: Der Lohn kann entfallen, ohne dass eine Abmahnung zulässig ist.

Wegerisiko: Wer für den Weg zur Arbeit verantwortlich ist

Der Weg zur Arbeit fällt in die Sphäre des Arbeitnehmers. Er muss dafür sorgen, pünktlich am Arbeitsplatz zu sein, und trägt das Risiko, dass ihm das nicht gelingt – das sogenannte Wegerisiko. Die IHK München fasst es knapp zusammen: Der Arbeitnehmer muss Verzögerungen einplanen und sich bei absehbaren Störungen früher auf den Weg machen. Das betrifft Staus, Zugausfälle, Baustellen, Schneefall und Glatteis ebenso wie einen platten Reifen.

Der Arbeitgeber trägt dagegen das Betriebsrisiko nach § 615 Satz 3 BGB: Kann im Betrieb nicht gearbeitet werden – etwa weil Strom oder Heizung ausfallen oder die Halle überflutet ist –, behalten die anwesenden und arbeitsbereiten Beschäftigten ihren Lohnanspruch. Die Grenze verläuft also am Werkstor: Was den Weg dorthin behindert, ist Sache des Arbeitnehmers, was die Arbeit im Betrieb verhindert, Sache des Arbeitgebers.

Eine Ausnahme vom Grundsatz „ohne Arbeit kein Lohn“ enthält § 616 BGB. Danach behält der Arbeitnehmer seinen Lohn, wenn er für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden an der Arbeit gehindert ist. Gemeint sind persönliche Hinderungsgründe wie ein unaufschiebbarer Arzttermin, ein Unfall mit eigener Beteiligung oder eine plötzliche Erkrankung eines Kindes. Allgemeine Verkehrshindernisse, die alle Pendler gleichermaßen treffen, fallen nach herrschender Auffassung nicht darunter. § 616 BGB ist zudem abdingbar; viele Arbeits- und Tarifverträge schränken ihn ein oder schließen ihn aus.

Verschuldet oder unverschuldet: der entscheidende Unterschied

Für die arbeitsrechtlichen Folgen jenseits des Lohns kommt es darauf an, ob dem Beschäftigten die Verspätung vorzuwerfen ist. Verschlafen, eine zu knapp geplante Anfahrt, ein privater Umweg oder schlicht Bummelei sind steuerbares Verhalten. Das Bundesarbeitsgericht hat in der Entscheidung vom 15. November 2001 – 2 AZR 609/00 – ausdrücklich festgehalten, dass Verschlafen ein solches steuerbares Fehlverhalten ist.

Unverschuldet ist eine Verspätung, wenn der Beschäftigte trotz zumutbarer Vorkehrungen nicht pünktlich sein konnte: ein Unfall vor ihm auf der Autobahn, ein plötzlicher Zugausfall ohne Ausweichmöglichkeit, ein medizinischer Notfall. Bei absehbaren Ereignissen verschiebt sich der Maßstab. Ein seit Tagen angekündigter Streik im Nahverkehr oder eine amtliche Unwetterwarnung am Vorabend verlangen, dass der Beschäftigte früher losfährt, eine Fahrgemeinschaft organisiert oder mit dem Arbeitgeber eine Lösung abspricht. Wer das unterlässt, kann sich auf das Ereignis später nur noch eingeschränkt berufen.

In jedem Fall gilt eine Mitteilungspflicht als vertragliche Nebenpflicht nach § 241 Abs. 2 BGB: Sobald absehbar ist, dass der Arbeitsplatz nicht pünktlich erreicht wird, muss der Arbeitgeber unverzüglich informiert werden – per Anruf, Nachricht oder auf dem im Betrieb üblichen Weg. Wer sich ehrlich bemüht und Bescheid gibt, fehlt nach der Einschätzung der IHK München entschuldigt; eine Abmahnung oder verhaltensbedingte Kündigung kommt dann nicht in Betracht. Wer dagegen kommentarlos eine Stunde zu spät erscheint, verletzt neben der Pünktlichkeit auch die Anzeigepflicht.

Ausnahmen: Streik, Unwetter, Gleitzeit und Vertrauensarbeitszeit

Streik im Nahverkehr. Ein Bahn- oder ÖPNV-Streik ist ein klassisches Wegerisiko. Für die ausgefallene Zeit besteht in der Regel kein Lohnanspruch. Bei angekündigten Streiks wird erwartet, dass Beschäftigte Alternativen nutzen. Arbeitgeber können mit Homeoffice, verschobenen Schichten oder einem vorübergehenden Gleitzeitrahmen gegensteuern – das ist eine freiwillige Lösung, keine Pflicht, sofern Vereinbarungen nichts anderes vorsehen.

Unwetter, Schnee und Glatteis. Auch hier bleibt das Wegerisiko beim Arbeitnehmer, selbst wenn Behörden vom Verlassen des Hauses abraten. Wer sich bemüht und informiert, riskiert keine Abmahnung, verliert aber im Regelfall den Lohn für die versäumte Zeit oder baut Minusstunden auf. Muss der Betrieb wegen des Wetters schließen, greift dagegen das Betriebsrisiko des Arbeitgebers.

Gleitzeit. In einem Gleitzeitmodell gibt es innerhalb der Rahmenzeit kein „Zuspätkommen“. Wer um 9:15 Uhr statt um 8:00 Uhr beginnt, arbeitet entsprechend länger oder baut Minusstunden ab. Eine Pflichtverletzung liegt erst vor, wenn die vereinbarte Kernzeit nicht eingehalten wird oder fest zugesagte Termine verpasst werden. Wie die Modelle funktionieren, erklärt der Beitrag Arbeitszeitmodelle im Überblick.

Vertrauensarbeitszeit. Wo Beginn und Ende der Arbeit den Beschäftigten überlassen sind, kann es keine Verspätung im Sinne eines festen Arbeitsbeginns geben. Verpflichtend bleiben aber vereinbarte Termine, Besprechungen und Kundentermine sowie das vereinbarte Arbeitsvolumen. Die Zeiterfassungspflicht gilt auch hier, wie der Ratgeber zur Vertrauensarbeitszeit zeigt.

Schichtarbeit. Im Schichtbetrieb wirkt Unpünktlichkeit besonders stark, weil die Übergabe an die Vorschicht davon abhängt. Wer zu spät zur Frühschicht kommt, verlängert unter Umständen die Arbeitszeit des Kollegen aus der Nachtschicht – mit Folgen für dessen Höchstarbeitszeit und Ruhezeit nach dem Arbeitszeitgesetz.

Lohnabzug und Nacharbeit: Was zulässig ist

Der Arbeitgeber darf die Vergütung für die tatsächlich ausgefallene Zeit kürzen. Bei Stundenlohn ist das einfach; bei Monatsgehalt wird der ausgefallene Anteil anhand der vertraglichen Arbeitszeit berechnet. Maßgeblich ist die tatsächlich versäumte Zeit – minutengenau, wenn die Zeiterfassung das hergibt. Ein pauschaler Abzug, der über die verlorene Zeit hinausgeht, etwa eine volle Viertelstunde für drei Minuten Verspätung, wirkt wie eine Strafe. Dafür braucht es eine eigene Rechtsgrundlage, etwa eine wirksam vereinbarte Vertragsstrafe; eine betriebliche Bußordnung unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG. Ohne solche Grundlagen ist ein Aufschlag nicht gedeckt.

Wird das Gehalt zunächst voll ausgezahlt und die Verspätung erst im Folgemonat verrechnet, handelt es sich um eine Rückforderung der Überzahlung. Wird sie mit dem laufenden Lohn aufgerechnet, darf nach § 394 BGB nur in den pfändbaren Teil des Einkommens eingegriffen werden.

Nacharbeit ist rechtlich nicht automatisch geschuldet, weil die versäumte Arbeitszeit nicht nachholbar ist. Umgekehrt muss der Arbeitgeber angebotene Nacharbeit nicht annehmen. In der Praxis ist sie dennoch weit verbreitet, weil beide Seiten profitieren: Der Beschäftigte behält seinen Lohn, der Arbeitgeber die Arbeitsleistung. Dafür genügt eine Absprache im Einzelfall oder eine Regelung im Vertrag oder in der Betriebsvereinbarung. Bei einem Arbeitszeitkonto wird die Verspätung als Minusstunden gebucht und später ausgeglichen. Wichtig ist dabei, dass die Nacharbeit die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes einhält – zehn Stunden am Tag und elf Stunden Ruhezeit. Wie Plus- und Minusstunden sauber geführt werden, beschreibt der Beitrag Überstunden richtig erfassen.

Die Abmahnung wegen Zuspätkommens

Die Abmahnung ist im Gesetz nur am Rande geregelt; § 314 Abs. 2 BGB setzt sie für die Kündigung aus wichtigem Grund bei Pflichtverletzungen grundsätzlich voraus. Für die ordentliche verhaltensbedingte Kündigung ergibt sich das Erfordernis aus dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz. Das Bundesarbeitsgericht hat im Urteil vom 10. Juni 2010 – 2 AZR 541/09 – betont, dass bei der verhaltensbedingten Kündigung das Prognoseprinzip gilt: Eine Kündigung ist nur gerechtfertigt, wenn künftigen Pflichtverstößen nicht mit einem milderen Mittel begegnet werden kann. Bei steuerbarem Verhalten wie Unpünktlichkeit ist das in aller Regel erst der Fall, wenn der Beschäftigte trotz Abmahnung erneut zu spät kommt.

Eine wirksame Abmahnung erfüllt drei Funktionen: Sie rügt ein konkretes Fehlverhalten, fordert zu künftig vertragsgemäßem Verhalten auf und warnt, dass im Wiederholungsfall der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist. Daraus folgen die inhaltlichen Anforderungen:

• Konkreter Sachverhalt: Datum, vereinbarter Arbeitsbeginn, tatsächlicher Arbeitsbeginn, Dauer der Verspätung, ob und wann der Beschäftigte informiert hat. Pauschale Vorwürfe wie „Sie kommen häufig zu spät“ genügen nicht.
• Rüge und Aufforderung: klare Bezeichnung als Pflichtverletzung und die Aufforderung, künftig pünktlich zu erscheinen.
• Warnhinweis: ausdrücklicher Hinweis, dass im Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen bis zur Kündigung drohen.

Eine Schriftform schreibt das Gesetz nicht vor, sie ist aber aus Beweisgründen dringend zu empfehlen; ebenso der Nachweis des Zugangs. Abmahnen darf jede Person, die gegenüber dem Beschäftigten weisungsbefugt ist. Der Beschäftigte kann eine Gegendarstellung verfassen, die nach § 83 Abs. 2 BetrVG auf sein Verlangen zur Personalakte zu nehmen ist; nach § 83 Abs. 1 BetrVG hat er das Recht, die Akte einzusehen. Eine feste Verfallsfrist für Abmahnungen gibt es nicht – ihre Wirkung verblasst aber, wenn das Verhalten über längere Zeit beanstandungsfrei bleibt.

Zur Verhältnismäßigkeit gehört auch das Augenmaß: Bei einer einzelnen geringfügigen Verspätung ohne Folgen ist ein klärendes Gespräch oder eine Ermahnung ohne Kündigungsandrohung oft das angemessenere Mittel. Umgekehrt schwächen viele Abmahnungen ohne Konsequenzen die Warnfunktion. Das BAG hat im Fall 2 AZR 609/00 verlangt, dass der Arbeitgeber die letzte Abmahnung dann besonders eindringlich gestaltet – im entschiedenen Fall genügte die Bezeichnung als „letztmalige Abmahnung“ mit Hinweis auf die drohende Kündigung.

Wann wiederholte Unpünktlichkeit zur Kündigung führen kann

Im Fall, den das Bundesarbeitsgericht am 15. November 2001 entschied (2 AZR 609/00), war ein Kraftfahrer und Lagerarbeiter mit Arbeitsbeginn um 5 Uhr über Jahre wiederholt zu spät gekommen. Er hatte sieben schriftliche Abmahnungen und mehrere mündliche Ermahnungen erhalten; nach der letzten Abmahnung kam er erneut zu spät. Das BAG bestätigte die ordentliche verhaltensbedingte Kündigung. Es stellte fest, dass Verspätungen beim Arbeitsbeginn üblicherweise mit Betriebsablaufstörungen verbunden sind – bei einem Auslieferungsfahrer mit festen Kundenterminen schon aus der Tätigkeit heraus. Das Lebensalter, die lange Betriebszugehörigkeit und Unterhaltspflichten des Klägers wurden in der Interessenabwägung berücksichtigt, wogen die erhebliche Häufigkeit und das Verschulden aber nicht auf.

Die Entscheidung fügt sich in eine Linie früherer Urteile. Bereits mit Urteil vom 27. Februar 1997 – 2 AZR 302/96 – hatte das BAG eine Kündigung wegen wiederholten Zuspätkommens geprüft und dabei die durch die Unpünktlichkeit entstandenen Betriebsablaufstörungen in die Interessenabwägung einbezogen. Für unentschuldigtes Fehlen hat es klargestellt, dass solche Störungen keine zwingende Voraussetzung für den Kündigungsgrund sind, sich aber in der Abwägung zulasten des Arbeitnehmers auswirken (Urteil vom 17. Januar 1991 – 2 AZR 375/90).

Für die Praxis lassen sich daraus folgende Kriterien ableiten: Häufigkeit und Dauer der Verspätungen, Verschulden, Zahl und Inhalt der vorausgegangenen Abmahnungen, konkrete Folgen für den Betrieb, die Dauer des bisher störungsfreien Arbeitsverhältnisses sowie die sozialen Daten des Beschäftigten. Eine außerordentliche fristlose Kündigung nach § 626 BGB kommt bei Unpünktlichkeit nur in krassen Ausnahmefällen in Betracht, etwa bei beharrlicher Weigerung nach mehrfacher Abmahnung.

Eine Besonderheit gilt in Kleinbetrieben: Das Kündigungsschutzgesetz greift nach § 23 KSchG nur in Betrieben mit mehr als zehn Arbeitnehmern und nach § 1 Abs. 1 KSchG erst, wenn das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate besteht. Außerhalb seines Anwendungsbereichs braucht eine ordentliche Kündigung keine soziale Rechtfertigung. Dokumentation und Abmahnung bleiben trotzdem sinnvoll – etwa um Treu und Glauben und das Willkürverbot zu wahren und um Streit über Sperrzeiten oder Zeugnisse zu vermeiden.

Die Zeiterfassung als Nachweis

Im Streitfall muss der Arbeitgeber die Pflichtverletzung beweisen – also zeigen, wann die Arbeit hätte beginnen sollen und wann sie tatsächlich begonnen hat. Zeugenaussagen und handschriftliche Notizen von Vorgesetzten sind dafür ein schwaches Fundament. Eine elektronische Zeiterfassung liefert dagegen einen nachvollziehbaren Datensatz: den geplanten Schichtbeginn aus dem Dienstplan, den gestempelten Beginn und – bei guten Systemen – ein Änderungsprotokoll, das nachträgliche Korrekturen mit Bearbeiter, Zeitpunkt und Grund festhält. Gerade das Änderungsprotokoll entscheidet über die Beweiskraft: Ein Ausdruck, der sich jederzeit unbemerkt ändern lässt, überzeugt kein Gericht.

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 – 1 ABR 22/21 – sind Arbeitgeber ohnehin verpflichtet, Beginn und Ende der Arbeitszeit zu erfassen. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt bereits heute die Aufzeichnung der über acht Stunden hinausgehenden Arbeitszeit. Die Daten sind also in vielen Betrieben vorhanden; die Frage ist, wie sie für den Nachweis genutzt werden dürfen. Hintergründe zur Erfassungspflicht stehen im Ratgeber Pflicht zur Zeiterfassung; welche Bußgelder bei fehlender Aufzeichnung drohen, zeigt der Beitrag zum Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz.

Wichtig für die Beweisführung: Der gestempelte Beginn ist nicht immer identisch mit dem Arbeitsbeginn. Liegt die Stempeluhr am Eingang und beginnt die Arbeit erst nach dem Umkleiden an der Linie, muss klar geregelt sein, welcher Zeitpunkt maßgeblich ist. Umgekehrt kann eine Verspätung nicht allein daraus abgeleitet werden, dass jemand vergessen hat zu stempeln. Ein fehlender Stempel ist ein Erfassungsfehler, kein Beweis.

Datenschutz: Kontrolle ja, Überwachung nein

Zeiterfassungsdaten sind personenbezogene Daten. Ihre Verarbeitung zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses stützt sich auf § 26 BDSG und Art. 6 DSGVO in Verbindung mit der gesetzlichen Erfassungspflicht. Dazu gehört auch, die Einhaltung der vereinbarten Arbeitszeit zu prüfen und eine Pflichtverletzung zu belegen. Die Grenze ist die Verhältnismäßigkeit:

• Anlassbezogen statt flächendeckend: Eine Auswertung zu einer konkreten Person, wenn es Anhaltspunkte für wiederholte Unpünktlichkeit gibt, ist etwas anderes als ein automatisches Ranking aller Beschäftigten nach Verspätungsminuten.
• Nur die nötigen Daten: Für den Nachweis genügen Soll- und Ist-Beginn. Standortdaten, Bewegungsprofile oder Bildschirmaktivität gehören nicht dazu.
• Begrenzter Zugriff: Einsehen sollen die Daten nur die zuständige Führungskraft und die Personalabteilung, nicht das gesamte Team.
• Kein Pranger: Verspätungslisten am Schwarzen Brett oder im Teamchat sind unzulässig.
• Transparenz: Beschäftigte müssen nach Art. 13 DSGVO wissen, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden – auch, dass sie als Nachweis für arbeitsrechtliche Maßnahmen dienen können.

Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei der Einführung und Anwendung einer elektronischen Zeiterfassung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitzubestimmen, weil sie objektiv geeignet ist, Verhalten und Leistung zu überwachen. Eine Betriebsvereinbarung sollte deshalb ausdrücklich regeln, ob und unter welchen Voraussetzungen Zeiterfassungsdaten für Abmahnungen herangezogen werden dürfen. Wie eine solche Vereinbarung aufgebaut ist, beschreibt der Beitrag Betriebsrat und Zeiterfassung.

Muster-Ablauf für Arbeitgeber

Ein strukturierter Ablauf schützt beide Seiten: Beschäftigte wissen, woran sie sind, und der Arbeitgeber vermeidet Formfehler, die eine spätere Kündigung kippen.

1. Regeln klar machen: Arbeitsbeginn, Kernzeit oder Schichtbeginn eindeutig festlegen, den Meldeweg bei Verspätungen bekannt geben (Telefonnummer, Messenger, App) und regeln, welcher Zeitpunkt als Arbeitsbeginn gilt.
2. Daten sauber erfassen: Dienstplan und Zeiterfassung in einem System führen, damit Soll- und Ist-Beginn ohne Medienbruch verglichen werden können. Korrekturen nur mit Begründung und Protokoll.
3. Erstes Gespräch: Bei einer ersten Verspätung nach Gründen fragen. Hilft eine organisatorische Lösung – etwa ein späterer Schichtbeginn wegen Kinderbetreuung –, ist das oft wirksamer als jede Sanktion.
4. Lohn korrekt behandeln: Nur die tatsächlich ausgefallene Zeit abziehen oder als Minusstunden buchen; Nacharbeit nur nach Absprache und innerhalb der Grenzen des Arbeitszeitgesetzes.
5. Abmahnung bei Wiederholung: schriftlich, mit Datum, Soll- und Ist-Zeit, Rüge, Aufforderung und Warnhinweis; Zugang dokumentieren und eine Kopie zur Personalakte nehmen.
6. Weitere Verstöße prüfen: Jede neue Verspätung auf Verschulden prüfen. Nach mehreren Abmahnungen ohne Folgen die nächste ausdrücklich als letztmalige Abmahnung kennzeichnen.
7. Kündigung abwägen: Vor einer Kündigung Häufigkeit, Dauer, Folgen für den Betrieb und die sozialen Daten abwägen, den Betriebsrat nach § 102 BetrVG anhören und bei Zweifeln arbeitsrechtlichen Rat einholen.

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