Zeiterfassung im Außendienst: GPS, Geofencing und Datenschutz

Nirgendwo scheitert die klassische Zeiterfassung so zuverlässig wie unterwegs: Stundenzettel entstehen abends aus dem Gedächtnis, Fahrzeiten verschwimmen, und das Baugewerbe wie das Speditions- und Logistikgewerbe unterliegen obendrein der strengen Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG. Die Smartphone-App löst das Problem – wirft aber die Datenschutzfrage auf: Was darf der Arbeitgeber über den Standort seiner Leute wissen? Dieser Beitrag zieht die Grenzen.

Was zählt unterwegs als Arbeitszeit?

Die Grundregel ist einfacher als ihr Ruf: Der Weg von der Wohnung zur Arbeitsstätte und zurück ist keine Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes. Fahrten während des Arbeitstags – von der ersten zur zweiten Baustelle, zwischen Kundenterminen, zum Materiallager – sind dagegen Arbeitszeit und müssen erfasst werden. Genau hier spielt die mobile Erfassung ihre Stärke aus: Wer direkt am Einsatzort stempelt, ordnet die Zeiten korrekt zu, statt sie abends zu rekonstruieren. Laut Bitkom-Befragung stempeln bereits 18 % der erfassenden Unternehmen per Smartphone-App – Tendenz steigend.

GPS und Geofencing: die Rechtslage

Geofencing legt einen virtuellen Radius um den Arbeitsort und prüft beim Ein- oder Ausstempeln, ob sich die Person darin befindet. Zulässig ist genau diese Momentaufnahme – mehr nicht. Für die Praxis gelten drei Regeln: Erstens Transparenz: Beschäftigte müssen vor der Einführung wissen, wann und wozu der Standort erfasst wird. Zweitens Zweckbindung: Eine spätere Auswertung der Standortdaten für andere Zwecke – etwa eine Pausenkontrolle – ist unzulässig. Drittens Mitbestimmung: Mit Betriebsrat gehört die Standorterfassung zwingend in eine Betriebsvereinbarung; wie das abläuft, zeigt der Beitrag Betriebsrat und Zeiterfassung.

Die Datenschutz-Hausaufgaben des Arbeitgebers

Arbeitszeit- und Standortdaten sind personenbezogene Daten; Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist § 26 BDSG in Verbindung mit der gesetzlichen Erfassungspflicht. Vor dem Start gehören vier Dinge erledigt: ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem App-Anbieter, die Information der Beschäftigten nach Art. 13 DSGVO, ein Löschkonzept entlang der zweijährigen Aufbewahrungsfrist und – falls vorhanden – die Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat. Wer die Ortung zusätzlich technisch auf den Stempelmoment begrenzt, statt sie organisatorisch zu versprechen, ist bei einer Prüfung klar im Vorteil.

Gerätestrategie: Diensthandy, Privatgerät, Terminal

Die Installation der Zeiterfassungs-App auf dem privaten Smartphone darf der Arbeitgeber nicht verpflichtend anordnen – die Nutzung bleibt freiwillig, und aus einer Ablehnung dürfen keine Nachteile entstehen. Im Außendienst heißt das praktisch: Entweder stellt der Betrieb Diensthandys, oder Beschäftigte nutzen ihr Privatgerät ausdrücklich freiwillig; für stationäre Kollegen ergänzt ein Tablet-Terminal im Betrieb den mobilen Weg. Wichtig ist, die Gerätefrage vor dem Rollout zu klären – sie ist der häufigste Grund, warum mobile Zeiterfassung im Team auf Widerstand stößt.

Baustelle und Tour: die MiLoG-Verschärfung

Baugewerbe, Personenbeförderung sowie Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe einschließlich plattformbasierter Lieferdienste gehören zu den elf Branchen des § 2a Schwarzarbeitsgesetzes: Dort sind Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung zu dokumentieren und zwei Jahre aufzubewahren – kontrolliert vom Zoll, bußgeldbewehrt bis 30.000 €. Mobiles Stempeln erledigt die Frist taggleich nebenbei. Details zu Fristen und Ausnahmen liefert der Beitrag Aufzeichnungspflichten nach MiLoG. Für Einsatzorte ohne Netzabdeckung lohnt der Blick auf Apps mit Offline-Modus – im Vergleich ist das etwa die Stärke von timr.