Zeiterfassung im Außendienst: GPS, Geofencing und Datenschutz

Geofencing bezeichnet einen virtuellen Radius um den Arbeitsort, innerhalb dessen die Zeiterfassungs-App den Standort beim Ein- oder Ausstempeln einmalig prüft. Nirgendwo scheitert die klassische Zeiterfassung so zuverlässig wie unterwegs: Stundenzettel entstehen abends aus dem Gedächtnis, Fahrzeiten verschwimmen, und das Baugewerbe wie das Speditions- und Logistikgewerbe unterliegen obendrein der strengen Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG. Die Smartphone-App löst das Problem – wirft aber die Datenschutzfrage auf: Was darf der Arbeitgeber über den Standort seiner Leute wissen? Dieser Beitrag zieht die Grenzen.

Was zählt unterwegs als Arbeitszeit?

Die Grundregel ist einfacher als ihr Ruf: Der Weg von der Wohnung zur Arbeitsstätte und zurück ist keine Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes. Fahrten während des Arbeitstags – von der ersten zur zweiten Baustelle, zwischen Kundenterminen, zum Materiallager – sind dagegen Arbeitszeit und müssen erfasst werden. Genau hier spielt die mobile Erfassung ihre Stärke aus: Wer direkt am Einsatzort stempelt, ordnet die Zeiten korrekt zu, statt sie abends zu rekonstruieren. Laut Bitkom-Befragung stempeln bereits 18 % der erfassenden Unternehmen per Smartphone-App – Tendenz steigend.

Ist GPS-Tracking im Außendienst erlaubt?

Erlaubt ist nur die punktuelle Standortprüfung im Moment des Ein- oder Ausstempelns – dauerhaftes GPS-Tracking während der Arbeitszeit ist datenschutzrechtlich in aller Regel unzulässig. Zulässig ist also genau die Momentaufnahme des Geofencings, mehr nicht. Für die Praxis gelten drei Regeln: Erstens Transparenz: Beschäftigte müssen vor der Einführung wissen, wann und wozu der Standort erfasst wird. Zweitens Zweckbindung: Eine spätere Auswertung der Standortdaten für andere Zwecke – etwa eine Pausenkontrolle – ist unzulässig. Drittens Mitbestimmung: Mit Betriebsrat gehört die Standorterfassung zwingend in eine Betriebsvereinbarung; wie das abläuft, zeigt der Beitrag Betriebsrat und Zeiterfassung.

Welche Datenschutz-Pflichten hat der Arbeitgeber?

Vor dem Start muss der Arbeitgeber vier Dinge erledigen: Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem App-Anbieter, Information der Beschäftigten nach Art. 13 DSGVO, Löschkonzept und – falls vorhanden – Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat. Arbeitszeit- und Standortdaten sind personenbezogene Daten; Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist § 26 BDSG in Verbindung mit der gesetzlichen Erfassungspflicht. Das Löschkonzept richtet sich dabei nach der zweijährigen Aufbewahrungsfrist. Wer die Ortung zusätzlich technisch auf den Stempelmoment begrenzt, statt sie organisatorisch zu versprechen, ist bei einer Prüfung klar im Vorteil.

Muss die App auf das private Smartphone?

Nein – die Installation der Zeiterfassungs-App auf dem privaten Smartphone darf der Arbeitgeber nicht verpflichtend anordnen. Die Nutzung des Privatgeräts bleibt freiwillig, und aus einer Ablehnung dürfen keine Nachteile entstehen. Im Außendienst heißt das praktisch: Entweder stellt der Betrieb Diensthandys, oder Beschäftigte nutzen ihr Privatgerät ausdrücklich freiwillig; für stationäre Kollegen ergänzt ein Tablet-Terminal im Betrieb den mobilen Weg. Wichtig ist, die Gerätefrage vor dem Rollout zu klären – sie ist der häufigste Grund, warum mobile Zeiterfassung im Team auf Widerstand stößt.

Was gilt auf Baustelle und Tour nach dem MiLoG?

Auf Baustelle und Tour gilt die strengste Dokumentationspflicht: Beginn, Ende und Dauer sind spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung festzuhalten und zwei Jahre aufzubewahren. Baugewerbe, Personenbeförderung sowie Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe einschließlich plattformbasierter Lieferdienste gehören zu den elf Branchen des § 2a Schwarzarbeitsgesetzes, in denen diese Pflicht nach § 17 MiLoG für sämtliche Beschäftigte gilt – kontrolliert vom Zoll, bußgeldbewehrt bis 30.000 €. Mobiles Stempeln erledigt die Frist taggleich nebenbei. Details zu Fristen und Ausnahmen liefert der Beitrag Aufzeichnungspflichten nach MiLoG. Für Einsatzorte ohne Netzabdeckung lohnt der Blick auf Apps mit Offline-Modus – im Vergleich ist das etwa die Stärke von timr.