Von Papier und Excel zur App: Migration in 7 Schritten

Fast jeder dritte erfassende Betrieb arbeitet noch mit Excel (16 %) oder handschriftlichen Stundenzetteln (13 %) – so die Bitkom-Befragung von 602 Unternehmen. Genau diese Betriebe geraten doppelt unter Druck: Die geplante elektronische Erfassungspflicht aus dem Referentenentwurf 2026 (ein Entwurf, noch kein Gesetz) würde Papierlisten mittelfristig ablösen, und schon heute kosten Übertragungsfehler und Zettelsuche jeden Monat Arbeitszeit. Die gute Nachricht: Eine Migration ist kein IT-Projekt, sondern in sieben überschaubaren Schritten erledigt.

Die Migration in 7 Schritten

1. Bestandsaufnahme: Sichten, was heute erfasst wird – und was fehlt. Typische Lücken bei Papier und Excel: Pausen werden pauschal abgezogen, Überstunden gar nicht ausgewiesen, Korrekturen sind nicht nachvollziehbar.
2. Anforderungen definieren: Welche Erfassungswege braucht der Betrieb (App, Browser, Tablet-Terminal)? Gilt die 7-Tage-Frist nach § 17 MiLoG? Sollen Schichtplanung oder Projektzeiten mitlaufen, und welche Exporte erwartet die Lohnabrechnung?
3. Tool auswählen und auf Jahresbasis rechnen: Pro-Kopf-Preise, Grundgebühren und Mindestlaufzeiten unterscheiden sich stark – der App-Vergleich stellt zehn Lösungen gegenüber. Immer die Gesamtkosten für die eigene Teamgröße rechnen, nicht den Einstiegspreis.
4. Betriebsrat und Datenschutz klären: Die Einführung elektronischer Zeiterfassung unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG; dazu kommen Auftragsverarbeitungsvertrag und Mitarbeiterinformation nach Art. 13 DSGVO. Details im Beitrag Betriebsrat und Zeiterfassung.
5. Regeln konfigurieren: Sollstunden, Pausenregeln, Zuschläge und Feiertagskalender einmalig hinterlegen – danach rechnet das System Überstunden und Konten automatisch, was in der Tabelle bislang Handarbeit war.
6. Pilotbetrieb fahren: Zwei Wochen mit einem Team parallel zur alten Methode stempeln, Differenzen klären und den Korrekturprozess für vergessene Stempelungen festlegen. Erst danach ausrollen.
7. Rollout und Altdaten archivieren: Stichtag kommunizieren, alle Beschäftigten einladen – und die bisherigen Aufzeichnungen aufbewahren: Der Systemwechsel befreit nicht von den laufenden Fristen.

Altdaten: Fristen im Überblick

Die fünf häufigsten Migrationsfehler

• Das „Warum" fehlt: 41 % der Unternehmen berichten laut Bitkom von Kontrollempfinden der Beschäftigten. Vor dem Start erklären, dass die Erfassung Überstunden nachweisbar macht und faire Abrechnung sichert.
• Betriebsrat zu spät eingebunden: Ohne Zustimmung darf das System nicht eingeführt werden – den Betriebsrat deshalb schon an der Tool-Auswahl beteiligen.
• Datenschutz als Nachgedanke: Fehlender AV-Vertrag oder überschießendes GPS-Tracking gefährden das Projekt rechtlich.
• Zu komplexes Tool: Dauert das Stempeln länger als ein paar Sekunden, kippt die Akzeptanz – Benutzerfreundlichkeit schlägt Funktionsfülle.
• Kein Parallelbetrieb: Wer ohne Pilotphase hart umstellt, entdeckt Konfigurationsfehler erst in der ersten Lohnabrechnung.

Was der Umstieg kostet

Die Software-Kosten liegen zwischen 0,50 € und 8 € pro Mitarbeiter und Monat (Stand Juli 2026). Ein Betrieb mit zehn Beschäftigten zahlt für die vollwertige Zeiterfassung mit Aplano Pro 45 € im Monat; dem stehen die Stunden gegenüber, die bisher in Übertragen, Nachrechnen und Klären von Unstimmigkeiten fließen. Wer bei der Tabelle bleiben will, findet im Excel-Ratgeber eine kostenlose Vorlage samt der sechs Grenzen, an denen Excel endet – der spätere Umzug der Daten sollte dann gleich mitgedacht werden.