Von Papier und Excel zur App: Migration in 7 Schritten

Eine Zeiterfassungs-App ist eine Software, mit der Beschäftigte Beginn, Ende und Pausen ihrer Arbeitszeit per Smartphone, Browser oder Tablet-Terminal digital erfassen. Fast jeder dritte erfassende Betrieb arbeitet noch mit Excel (16 %) oder handschriftlichen Stundenzetteln (13 %) – so die Bitkom-Befragung von 602 Unternehmen. Genau diese Betriebe geraten doppelt unter Druck: Die geplante elektronische Erfassungspflicht aus dem Referentenentwurf 2026 (ein Entwurf, noch kein Gesetz) würde Papierlisten mittelfristig ablösen, und schon heute kosten Übertragungsfehler und Zettelsuche jeden Monat Arbeitszeit. Die gute Nachricht: Eine Migration ist kein IT-Projekt, sondern in sieben überschaubaren Schritten erledigt.

Wie läuft der Umstieg von Excel auf eine App ab?

Der Umstieg läuft in sieben Schritten ab – von der Bestandsaufnahme über Pilotbetrieb bis zum Rollout mit archivierten Altdaten:

1. Bestandsaufnahme: Sichten, was heute erfasst wird – und was fehlt. Typische Lücken bei Papier und Excel: Pausen werden pauschal abgezogen, Überstunden gar nicht ausgewiesen, Korrekturen sind nicht nachvollziehbar.
2. Anforderungen definieren: Welche Erfassungswege braucht der Betrieb (App, Browser, Tablet-Terminal)? Gilt die 7-Tage-Frist nach § 17 MiLoG? Sollen Schichtplanung oder Projektzeiten mitlaufen, und welche Exporte erwartet die Lohnabrechnung?
3. Tool auswählen und auf Jahresbasis rechnen: Pro-Kopf-Preise, Grundgebühren und Mindestlaufzeiten unterscheiden sich stark – der App-Vergleich stellt zehn Lösungen gegenüber. Immer die Gesamtkosten für die eigene Teamgröße rechnen, nicht den Einstiegspreis.
4. Betriebsrat und Datenschutz klären: Die Einführung elektronischer Zeiterfassung unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG; dazu kommen Auftragsverarbeitungsvertrag und Mitarbeiterinformation nach Art. 13 DSGVO. Details im Beitrag Betriebsrat und Zeiterfassung.
5. Regeln konfigurieren: Sollstunden, Pausenregeln, Zuschläge und Feiertagskalender einmalig hinterlegen – danach rechnet das System Überstunden und Konten automatisch, was in der Tabelle bislang Handarbeit war.
6. Pilotbetrieb fahren: Zwei Wochen mit einem Team parallel zur alten Methode stempeln, Differenzen klären und den Korrekturprozess für vergessene Stempelungen festlegen. Erst danach ausrollen.
7. Rollout und Altdaten archivieren: Stichtag kommunizieren, alle Beschäftigten einladen – und die bisherigen Aufzeichnungen aufbewahren: Der Systemwechsel befreit nicht von den laufenden Fristen.

Wie lange müssen die alten Aufzeichnungen aufbewahrt werden?

Arbeitszeitnachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren, lohn- und steuerrelevante Unterlagen sechs Jahre – der Systemwechsel ändert daran nichts. Die Fristen im Überblick:

Welche Fehler sollte man beim Umstieg vermeiden?

Vermeiden lassen sich die fünf häufigsten Migrationsfehler, indem der Zweck der Erfassung erklärt, der Betriebsrat früh beteiligt, der Datenschutz vorab geklärt, ein einfaches Tool gewählt und ein Pilotbetrieb gefahren wird:

• Das „Warum" fehlt: 41 % der Unternehmen berichten laut Bitkom von Kontrollempfinden der Beschäftigten. Vor dem Start erklären, dass die Erfassung Überstunden nachweisbar macht und faire Abrechnung sichert.
• Betriebsrat zu spät eingebunden: Ohne Zustimmung darf das System nicht eingeführt werden – den Betriebsrat deshalb schon an der Tool-Auswahl beteiligen.
• Datenschutz als Nachgedanke: Fehlender AV-Vertrag oder überschießendes GPS-Tracking gefährden das Projekt rechtlich.
• Zu komplexes Tool: Dauert das Stempeln länger als ein paar Sekunden, kippt die Akzeptanz – Benutzerfreundlichkeit schlägt Funktionsfülle.
• Kein Parallelbetrieb: Wer ohne Pilotphase hart umstellt, entdeckt Konfigurationsfehler erst in der ersten Lohnabrechnung.

Was kostet der Umstieg auf eine Zeiterfassungs-App?

Die Software-Kosten liegen zwischen 0,50 € und 8 € pro Mitarbeiter und Monat (Stand Juli 2026). Ein Betrieb mit zehn Beschäftigten zahlt für die vollwertige Zeiterfassung mit Aplano Pro 45 € im Monat; dem stehen die Stunden gegenüber, die bisher in Übertragen, Nachrechnen und Klären von Unstimmigkeiten fließen. Wer bei der Tabelle bleiben will, findet im Excel-Ratgeber eine kostenlose Vorlage samt der sechs Grenzen, an denen Excel endet – der spätere Umzug der Daten sollte dann gleich mitgedacht werden.